Comment optimiser sa veille en tant qu’organisme de formation ?

En tant qu’organisme de formation certifié Qualiopi, vous devez optimiser votre veille. Mais de quoi s’agit-il ? Comment s’y prendre ? Insyst vous aide à répondre aux indicateurs 23, 24 et 25 de votre label Qualiopi !

La veille définie par Qualiopi !

Pour l’AFNOR, la veille est une activité continue “visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial… pour en anticiper les évolutions”. En effet, évoluer dans un monde en constante évolution nous oblige à constamment surveiller notre secteur d’activité. Ainsi, la veille est devenue obligatoire pour les organismes de formation et CFA.

Indicateur 23, 24 et 25 : construire sa veille Qualiopi !

C’est dans cette logique que les indicateurs 23, 24 et 25 du label Qualiopi précisent que la veille des centres de formation se fait à 3 niveaux :

• Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle. Autrement dit, cela permet d’assimiler les obligations qu’ont les organismes de formation quant au respect de la loi. Mais aussi pour assurer la mise en place d’une opération de formation dans sa globalité.

• Indicateur 24 : Sur l’évolution des compétences, des métiers et des emplois dans le périmètre d’activité du prestataire. Cette veille est primordiale puisqu’elle permet de s’assurer que la formation est toujours d’actualité et qu’elle permet l’employabilité du stagiaire.

• Indicateur 25 : Veille sur l’innovation pédagogique et technologique. Ce point est de plus en plus important au vu de la montée en puissance des nouvelles technologies qui bouleversent le secteur de la formation professionnelle. En effet, les générations à venir n’apprennent plus de la même manière, d’où l’obligation de s’adapter à ce nouveau public.

A quoi sert la veille pour un organisme de formation ?

La veille n’est pas incluse dans le label Qualiopi en vain. En effet, elle permet de nombreux avantages pour les centres de formation : 

• La veille permet d’être bien informé, de connaître son environnement et de se démarquer de la concurrence.

• Optimiser son efficacité en améliorant les méthodes de formation. En restant à la page, le formateur s’adapte et produit une formation de qualité pour l’apprenant.
  
• Actualiser juridiquement ses supports d’informations et de contractualisation, notamment en matière de financement des formations (CPF…).
  
• Faire vivre sa certification Qualiopi au quotidien. En effet, la veille est un point important dans le cadre de Qualiopi. Ainsi, tous les organismes de formation et formateurs certifiés doivent appliquer les règles de Qualiopi au quotidien. 

Réaliser et exploiter la veille Qualiopi !

Attention, pour répondre aux indicateurs 23, 24 et 25 de Qualiopi, vous devez réaliser la veille mais aussi, et surtout, en exploiter les enseignements ! En d’autres termes, vous devez démontrer comment la veille réalisée vous a été utile dans le pilotage de votre organisme de formation et quels impacts elle a eu sur vos prestations. Durant votre audit initial, l’auditeur Qualiopi vous demandera au minimum une preuve d’exploitation pour chacun de ces 3 indicateurs. En effet, sur les indicateurs 24 et 25, le référentiel parle “d’impact éventuel sur les prestations”. Lors de l’audit de surveillance, vous devrez fournir encore plus de preuves d’exploitation. Comment ? C’est simple, vous devez faire le lien entre l’information recueillie, la veille concernée et l’action réalisée.

Comment faire de la veille ?

Pour optimiser la veille de votre organisme de formation, nous vous conseillons de : 

• Vous informer auprès des médias spécialisés et des revues professionnelles. Insyst vous accompagne d’ailleurs dans ce sens en vous proposant régulièrement de nouveaux articles de blog sur l’actualité du secteur de la formation professionnelle !
  
• Assimiler de l’information utile en s’inscrivant à des newsletters, webinaires, en naviguant sur les sites officiels…
  
• Participer à des salons, colloques et conférences des prestataires de la formation, comme les OPCO par exemple.

• Participer à des groupes de réflexion et d’analyse comme le CNEE (Conseil national éducation-économie)
  
• Adhérer à des associations professionnelles du secteur comme Les Acteurs de la Compétence (anciennement FFP) par exemple

Attention tout de même à ne pas tomber dans le piège et à collecter trop d’informations. Nous vous conseillons de restreindre votre veille à votre secteur d’activité, votre domaine de compétence afin de collecter et de partager avec vos collaborateurs uniquement des informations pertinentes et utiles pour votre organisme de formation !

A ne pas manquer : Insyst vous propose un webinaire autour des règles de Qualiopi à appliquer au quotidien ! C’est par ici que ça se passe :