Comment référencer mon offre de formation ? (CARIF-OREF, KAIROS, EDOF…)

Tout organisme de formation aspire à promouvoir son offre et à accroître la visibilité de son catalogue de formation pour toucher un public plus large. Dans cet article, nous explorons les meilleures pratiques pour référencer votre offre de formation sur des bases de données nationales et régionales telles que CARIF-OREF, KAIROS, et EDOF, en mettant l’accent sur ces plateformes clés.

Référencer son offre sur CARIF-OREF

Le site des CARIF-OREF est sans doute la référence nationale en matière d’information sur l’offre de formation. Cette base de donnée est d’ailleurs mise à jour directement par les organismes de formation eux-mêmes. A noter que vos actions de formation doivent être inscrites dans le réseau inter-régional Carif-Oref et obtenir un numéro de session (SE) pour toute demande de prise en charge auprès de France Travail (ex Pôle Emploi).

En bref, vous devez inscrire votre organisme de formation sur le réseau Carif-Oref à partir de votre plateforme régionale. Puis, vous devez enregistrer vos actions de formation pour obtenir un numéro AF pour chacune d’entre elles. Enfin, vous devez inscrire vos sessions de formation pour obtenir leurs numéros SE.

Comment référencer mon offre de formation sur C2RP ?

La première chose à faire pour être référencé sur la base “offres de formation Hauts-de-France” est de faire une demande de création de centre de formation par e-mail à l’adresse suivante : offreformation@c2rp.fr. Joindre à ce mail :

• Votre numéro de déclaration d’activité (NDA) ainsi qu’une copie de votre dernier Bilan Pédagogique et Financier,
• Le numéro SIRET ainsi que le numéro de votre centre de formation,
• Votre adresse mail.

Si vous travaillez déjà avec Pôle emploi (AIF et AFC), avec le Conseil régional (PRF) et l’Agefiph (actions de formation), les 3 documents précédemment cités suffiront. Si vous n’avez pas d’actions financées sur fonds publics, vous devrez également fournir :

• Un lieu permanent de formation en Hauts-de-France
• Des dates précises et des lieux de session

Une fois inscrit, vous recevrez l’ensemble des modalités de prise en main de la plateforme pour vous apprendre à créer et à mettre à jour votre offre de formation. 

N’hésitez pas à vous rendre sur le site officiel du C2RP pour plus d’informations.

Mise en avant sur KAIROS (Pôle Emploi)

Kairos est une plateforme d’échange créé par Pôle Emploi qui facilite considérablement la vie des prestataires de formation. En effet, elle permet de dématérialiser la transmission des informations relatives aux parcours de formation entre Pôle Emploi et le prestataire de la formation. Fini les transmissions papier grâce à Kairos. L’interface Kairos vous permet ainsi de saisir les devis AIF et de réaliser le suivi du parcours de formation de vos stagiaires demandeurs d’emploi.

Kairos vous permet donc de mettre à jour vos obligations de transmissions de données sur le parcours de formation des demandeurs d’emploi, à Pôle Emploi. De plus, Kairos reprend vos informations saisies sur la plateforme Carif-Oref pour faciliter la diffusion de votre offre de formation aux demandeurs d’emploi.

Petite astuce pour plus de visibilité : ajouter dans Kairos des dates de réunions d’information pour qu’elles apparaissent sur l’onglet Trouver Ma Formation sur le site de Pôle Emploi. Ainsi, les demandeurs d’emploi pourront voir votre offre de formation et s’inscrire directement en passant par ce lien.

Comment référencer mon offre de formation sur Kairos ?

La première chose à faire est de créer votre compte sur Kairos. Pour cela rien de plus simple, il vous suffit de suivre les 3 étapes suivantes :

Etape 1 : Choisir un responsable gestion de votre compte KAIROS
Designez au sein de votre organisme de formation une personne référente Kairos. Il s’agira ainsi du Responsable Gestion de Compte (RGC). Son rôle est de gérer les habilitations des utilisateurs de Kairos au sein de votre établissement.

Etape 2 : Faire votre demande d’adhésion
Une fois le référent choisi, vous devez faire une demande d’adhésion pour obtenir le droit d’utiliser la plateforme Kairos. Pour cela, vous devrez fournir votre SIRET et votre NDA (Numéro de Déclaration d’Activité), les coordonnées du Responsable Gestion de Compte et de valider les Conditions Générales d’Utilisation de Kairos (CGU). La demande vous prendra moins de 5 minutes alors n’hésitez pas à vous lancer. Une erreur ? Ce n’est pas grave : il vous suffit de faire une nouvelle demande pour annuler et remplacer l’ancienne.

Cliquez ici pour faire votre demande d’adhésion !

Etape 3 : Créer les comptes utilisateurs
Ensuite, le RGC que vous avez désigné recevra un mail de confirmation d’inscription à Kairos, sous 48h. Il pourra y retrouver ses identifiants de connexion au Portail emploi (Portail à destination des partenaires permettant l’accès aux applicatifs Pôle emploi).

Vous trouverez toutes les informations nécessaires pour adhérer à Kairos ici !

Référencer son offre sur EDOF

Le nouvel Espace Des Organismes de Formation (EDOF) a été mis en place par la Caisse des Dépôts et Consignations. A la disposition des organismes de formation, cette plateforme leur permet de saisir et de publier leur catalogue de formations éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Autrement dit, pour que vos formations certifiantes soient prises en charge par le CPF, elles doivent être validées par France Compétences avant d’être inscrites sur la plateforme EDOF. Ainsi, vous pourrez apparaître dans le catalogue des formations éligibles au CPF sur Moncompteformation.gouv.fr et recevoir les financements relatifs au CPF.

Cliquez ici pour plus d’information !

Comment référencer mon offre de formation sur EDOF ?

Pour créer votre compte EDOF, rien de plus simple : il vous suffit d’activer votre “démarche EDOF” depuis le portail mesdemarches.emploi.gouv.fr. Pour cela, utilisez le code d’activation qui vous a été envoyé par la DREETS de votre région. Vous pouvez également demander l’accès à une personne déjà identifiée sur ce portail.

Puis connectez-vous avec vos identifiants sur l’espace privé EDOF. Si votre espace privé EDOF est rattaché à un nouveau SIRET, vous pouvez faire une demande d’accès à la Caisse des Dépôts en ligne en remplissant le formulaire «Demande d’accès à l’espace des organismes de formation (EDOF)» (retrouvez les étapes de la procédure d’enregistrement sur Mon Compte Formation ici).

Une fois la procédure de vérification de votre demande effectuée par la Caisse des Dépôts, vous aurez accès à votre espace en suivant le parcours de primo-connexion. Vous pourrez ainsi y gérer votre catalogue de formation, les dossiers de formation ou encore suivre les règlements en toute simplicité.

• En cas de modification de SIREN, changement de numéro de déclaration d’activité, mise à jour de l’adresse mail… Un nouveau code vous sera envoyé par courrier. 
  
• Dans le cas où vous auriez perdu votre code d’activation, contactez la Caisse de Dépôts et Consignations pour recevoir un nouveau code.

Pour référencer votre catalogue de formation, deux solutions s’offrent à vous : 

• Intégrer votre catalogue de formation en important un fichier XML,
• Saisir manuellement l’intégralité de votre catalogue de formation.

Ainsi, votre offre de formation deviendra visible que ce soit sur le site internet ou sur l’application Mon Compte Formation. 

Pour plus de détails concernant la plateforme EDOF, n’hésitez pas à télécharger le guide d’utilisation et de saisie EDOF, un document riche en informations !