Pourquoi faire un Bilan Pedagogique et Financier ?

En tant que prestataire de la formation professionnelle en France, vous devez respecter certaines obligations légales, dont le bilan pédagogique et financier. En plus d’être obligatoire, cette procédure est essentielle pour évaluer la qualité de vos prestations, identifier les axes d’amélioration et prendre des décisions stratégiques éclairées. Dans cet article, nous explorerons en profondeur l’importance de réaliser un BPF, comment cela peut bénéficier à votre structure et comment réaliser efficacement votre BPF.

L’essentiel pour les organismes de formation : comprendre le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est bien plus qu’un simple exercice comptable. Il s’agit d’une évaluation complète de l’activité de votre organisme de formation sur une année. Cette évaluation englobe à la fois les aspects pédagogiques et financiers de votre structure. Voici un aperçu de ce que comporte le BPF :

1. Bilan pédagogique :

• Les personnes dispensant des heures de formation. 
• Analyse du type de stagiaires.
• Fournir les activités sous-traitées. 
• Expliquer l’objectif général des prestations dispensées.
• Zoom sur les spécialités de formation.
• Liste des stagiaires dont la formation a été confiée à votre organisme par un autre organisme de formation

2. Bilan financier :

• Analyse des dépenses et des recettes.
• Calcul de la rentabilité des différentes formations proposées.
• Suivi des coûts liés à l’administration et à la logistique.
• Évaluation des investissements réalisés.
• Prévision budgétaire pour l’année suivante.

Téléchargez la notice BPF

Les avantages du BPF formation

Fournir un Bilan Pédagogique et Financier chaque année à la DREETS vous offre de nombreux avantages :

• Optimisation des ressources : En évaluant vos formations dispensées et en analysant les résultats obtenus, vous pouvez identifier les domaines où les ressources sont utilisées de manière efficace et ceux où des ajustements sont nécessaires. Cela permet d’optimiser l’allocation des ressources, qu’elles soient financières, humaines ou matérielles.

• Prise de décision éclairée : Sur le plan financier, le BPF vous aide à prendre les meilleures décisions en matière d’investissement et de gestion des coûts. Vous pouvez déterminer quelles formations sont les plus rentables et où des économies peuvent être réalisées sans compromettre la qualité.

• Conformité réglementaire : En France, les organismes de formation sont tenus de réaliser un BPF chaque année pour se conformer à la réglementation en vigueur. Et pour cause, sans le BPF formation, votre déclaration d’activité devient caduque et vous risquez de perdre votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).

• Communication externe : Un BPF bien documenté peut également être un outil de communication puissant pour vos partenaires, vos clients et les organismes de réglementation. Il démontre votre engagement envers la transparence et la qualité, renforçant ainsi votre réputation et votre crédibilité sur le marché.

Comment réaliser son BPF 2024 efficacement ?

Réaliser un BPF peut sembler être une tâche fastidieuse et complexe pour de nombreux organismes de formation. Mais avec une approche méthodique et les bonnes ressources, cette obligation peut être gérée rapidement et efficacement. 

Voici quelques étapes clés pour vous guider dans la réalisation de votre BPF :

1. Collecte de données : La première étape consiste à rassembler toutes les données pertinentes sur vos activités pédagogiques et financières de l’année écoulée. Cela peut inclure des informations comme le nombre de stagiaires, les résultats des évaluations, les dépenses et les recettes liées aux formations, les frais administratifs…

2. Analyse et évaluation : Une fois que vous avez collecté toutes les données nécessaires, il est temps de les analyser en profondeur. Comparez les résultats obtenus avec les objectifs fixés au départ, identifiez les tendances et les points forts, mais aussi les axes d’amélioration.

3. Préparation des rapports : Sur la base de votre analyse, préparez des rapports détaillés pour le volet pédagogique et financier de votre BPF. Ces rapports devraient présenter clairement les résultats de vos formations, les indicateurs de performance clés, les écarts par rapport aux objectifs, ainsi que les données financières pertinentes.

4. Prévision budgétaire : Utilisez les informations recueillies lors de l’analyse pour établir une prévision budgétaire réaliste pour l’année suivante. Cela vous aidera à planifier vos activités futures, à établir des objectifs réalisables et à allouer stratégiquement vos ressources.

5. Télédéclaration du BPF avec InSyst : Plutôt que de consacrer des heures précieuses à la préparation et à la télédéclaration de votre BPF, pourquoi ne pas faire appel à une solution sur-mesure ? InSyst propose une prestation spéciale pour télédéclarer le BPF à votre place. Cette solution vous permet de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier, en laissant l’aspect administratif entre les mains expertes de professionnels.

A noter : Cette année, vous avez jusqu’au 31 mai 2024 pour réaliser votre télédéclaration BPF

Concentrez-vous sur votre cœur de métier :

En déléguant votre declaration BPF à InSyst, vous pouvez vous dégager du temps et des ressources pour vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : former vos clients. Fini les heures passées sur la partie administrative, vous pouvez mettre toute votre énergie au service de vos stagiaires et de l’amélioration de vos programmes de formation. 

Confiez-nous la réalisation de votre document avant la date limite du BPF 2024 !

Vous l’aurez compris, réaliser un Bilan Pédagogique et Financier est bien plus qu’un exercice annuel obligatoire, c’est un précieux outil pour piloter votre activité et la faire prospérer dans un environnement concurrentiel en constante évolution. Cet exercice vous permet d’évaluer à la fois la performance globale de votre activité, d’identifier les opportunités d’amélioration et de prendre des décisions stratégiques basées sur des données tangibles. En suivant ces étapes et en optant pour une solution sur-mesure comme celle proposée par InSyst, vous pouvez simplifier et optimiser ce processus tout en vous concentrant sur votre mission principale : offrir une formation de qualité et accompagner le développement professionnel de vos stagiaires.