Quelles solutions de gestion administrative pour mon centre de formation ?

Logiciels de gestion, ERP, dossiers client, demandes de prise en charge… Vous avez du mal à vous organiser et perdez du temps avec la gestion administrative de votre organisme de formation ? Pensez à l’externalisation administrative !

Une gestion administrative lourde

La France est connue pour ses lourdes procédures administratives et le secteur de la formation professionnelle n’y échappe pas. Depuis toujours, le marché de la formation professionnelle comporte de nombreuses contraintes administratives et réglementaires. En effet, la qualité des formations est rapidement devenue une priorité. Tous les organismes et centres de formation doivent respecter et fournir un certain nombre de documents à leurs stagiaires. 

Gestion des budgets formations de ses clients

Le processus de formation n’est pas toujours simple. Avant toute chose, l’étude et l’estimation des budgets formation mobilisables pour la formation de vos clients est une étape cruciale mais très chronophage. Puis il faut prendre contact avec les clients. Etape importante pour recueillir l’ensemble des éléments administratifs nécessaires à la mise en place des conventions de formation. A cela s’ajoutent les différentes démarches de financement auprès des organismes financeurs. Il va donc falloir assurer une bonne relation client. Cela passe inévitablement par le suivi des dossiers-clients mais aussi et surtout la relance des clients en cas de besoin. Une bonne gestion administrative demande beaucoup de temps et de ressources humaines, comme par exemple le recrutement d’une assistante administrative.

L’archivage

Après avoir réalisé toutes vos démarches administratives, il est important d’archiver tous vos documents administratifs conformément à la réglementation. 

Il va donc falloir centraliser, organiser et classer vos dossiers de formation comprenant les conventions/contrats de formation, les programmes de formation, les Conditions Générales de Vente, les convocations, le règlement intérieur, les états de présences, les questionnaires de satisfaction, les attestations de fin de formation…

Externaliser la gestion administrative de son organisme de formation

Recueillir les éléments administratifs auprès des clients, rédiger les conventions de formation, effectuer les demandes de financement OPCO (ex-OPCA), sécuriser les paiements, archiver les dossiers de formation… Bref, la gestion administrative de votre organisme de formation vous prend beaucoup trop de temps ? Externalisez vos services administratifs pour vous concentrer sur votre cœur de métier et sur le développement commercial de votre activité de formation ! 

On entend souvent dire “le temps c’est de l’argent”. La sous-traitance des tâches chronophages vous permet de vous concentrer sur l’acquisition de nouveaux clients ou la fidélisation vos clients actuels ! Gagnez en productivité et réduisez le risque d’erreur en nous confiant vos dossiers formation-clients, Insyst s’occupe de tout !

Quelles missions administratives externaliser ?

Pour optimiser les budgets formation de vos clients, il vous faudra prendre contact directement avec les financeurs, notamment les OPCO. Parfois vous devrez vous occuper vous-même de la demande de prise en charge de votre client avant de la transmettre aux financeurs pour instruction. Dans le cas où vous optez pour la subrogation de paiement, vous devrez procéder à la demande du paiement auprès des financeurs et parfois les relancer plusieurs fois avant de recevoir le financement. 

En cas de contrôle de les Directions Régionales de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités, DREETS, (ex-DIRECCTE) ou d’un OPCO, vous devrez prouver que vous appliquez une procédure qualitative pour chaque formation dispensée. Vous devrez également fournir un certain nombre de documents obligatoires comme : 

  • Conventions,
  • Contrat de formation,
  • Programmes de formation, 
  • Feuilles d’émargement,
  • Attestation de fin de stage, 
  • Évaluation des compétences de vos stagiaires…

Énergivores et chronophages, ces missions sans valeur ajoutée vous font perdre un temps précieux que vous pourriez investir dans la qualité de vos formations, dans le suivi de vos stagiaires ou même dans le développement commercial de votre activité ! La solution ? Externaliser ces missions administratives pour vous dégager du temps tout en répondant aux obligations du marché de la formation continue !



Laisser un commentaire