Les avantages de l’externalisation des services administratifs !

En tant que dirigeant d’entreprise vous vous êtes sans doute déjà demandé s’il valait mieux s’occuper de la paperasse ou de passer par un service externe ? Perte de temps, manque de clarté… InSyst vous expose les nombreux avantages de l’externalisation de vos services administratifs !

Concrètement, qu’est-ce que l’externalisation des services administratifs ?

Que ce soit pour une PME, TPE, un organisme de formation ou un indépendant, externaliser ses services administratifs consiste à confier les tâches administratives chronophages et sans valeur ajoutée à un service spécialisé et externe à l’entreprise. Autrement dit, externaliser ses services administratifs revient à sous-traiter les tâches redondantes de gestion qui sont obligatoires mais qui n’apportent rien de plus à votre structure.

Quelles tâches administratives sont concernées par la sous-traitance ?

A priori, toutes vos tâches administratives peuvent être externalisées. Cela concerne aussi bien :

• La tenue de votre comptabilité,
• Les tâches juridiques,
• Le secrétariat,
• Les services liés au recrutement.

Attention tout de même à faire la part des choses entre les tâches stratégiques et les tâches sans valeur ajoutée pour votre activité. En effet, déléguer une mission stratégique à un service externe serait une grave erreur pour l’organisation de votre entreprise. Marketing, commerce, production, innovation, logistique, SAV… ces tâches particulièrement importantes pour toute entreprise doivent rester en interne.

A qui faire appel pour l’externalisation de mes services administratifs ?

Vous pouvez confier vos tâches administratives à des entreprises spécialisées comme par exemple à un cabinet d’expertise-comptable. Vous pouvez également faire appel à des secrétaires indépendantes pour le secrétariat (appels, courrier, devis…).

Pourquoi externaliser mes tâches administratives ?

Nombreux sont ceux qui pensent que la sous-traitance des tâches administratives est inutile et que tout réaliser en interne leur permettra de faire des économies. Fausse bonne idée ! Bien que l’externalisation vous coûte un peu d’argent, passer par un service extérieur comporte de nombreux avantages non négligeables pour votre activité : 

• On entend souvent dire “le temps c’est de l’argent” ! La sous-traitance des tâches chronophages vous permet de vous concentrer sur des missions importantes pour le développement de l’entreprise. Profitez de ce gain de temps pour acquérir de nouveaux clients ou fidéliser vos clients actuels !

• En faisant appel à des spécialistes de l’administratif, vous gagnez en productivité. En effet, ces experts de la paperasse sont plus rapides. De plus, leur expertise leur permet d’être au courant des innovations dans leur domaine d’activité.

• En plus d’être plus rapides, ces professionnels de l’administratif sont experts dans leurs domaines. Ainsi, en leur confiant vos tâches, vous réduisez le risque d’erreur, notamment pour les tâches importantes qui nécessitent des connaissances bien précises (ex : la comptabilité, tâches juridiques…).

• En sous-traitant ces tâches énergivores et sans valeur ajoutée pour votre entreprise, vous facilitez votre management. En effet, inutile d’embaucher et de former du personnel dédié à ces tâches. Ce qui vous permet également une meilleure flexibilité en matière d’organisation interne : vous pourrez mettre fin à un contrat de prestation beaucoup plus facilement qu’à un CDD ou un CDI.

InSyst vous met en garde !

Comme nous avons pu le voir précédemment, externaliser les tâches administratives de son entreprise comporte de nombreux avantages. Mais attention, il ne s’agit pas d’une solution miracle. Le piège de la sous-traitance est d’être dépendant de vos prestataires. Prenez conscience de cela et gardez le contrôle sur ces tâches, notamment concernant d’éventuelles données sensibles de votre activité.