Quels documents pour l’encadrement de mes actions de formation ?

La France est connue pour ses procédures administratives longues et parfois complexes. Le secteur de la formation professionnelle n’y échappe pas. InSyst vous propose un petit guide pratico-pratique pour vous aider à ordonner les documents à fournir à vos apprenants avant, pendant et après leur formation. 

Le secteur de la formation professionnelle soumis à une réglementation exigeante

Depuis toujours, le marché de la formation professionnelle continue comporte de nombreuses contraintes administratives et réglementaires. Cela s’explique notamment par le budget astronomique consacré à la formation professionnelle et à l’apprentissage. En effet, chaque année, l’Etat débloque une enveloppe de près de 32 milliards d’euros pour le financement des formations et de l’apprentissage des Français. Ainsi, la qualité des formations dispensées est rapidement devenue une priorité. Tous les organismes et centres de formation doivent respecter et fournir un certain nombre de documents à leurs stagiaires.

Les documents à fournir à vos apprenants avant la formation :

Le programme de formation

Le programme de formation est sans doute le document le plus important pour tout projet de formation. En effet, il permet au potentiel apprenant de découvrir les modules d’enseignement, les moyens pédagogiques et techniques que proposent les organismes de formation. Ainsi, le programme de formation décrit les différentes étapes nécessaires pour acquérir les compétences et connaissances attendues. Les modalités d’évaluation et d’appréciation des résultats y sont également regroupées. C’est donc l’élément qui va inciter ou non, le prospect à acheter une prestation chez vous plutôt que chez un autre centre de formation. Il s’agit également d’un document permettant aux stagiaires, employeurs et financeurs, d’apprécier la qualité de la prestation. 

Le programme de formation comporte obligatoirement : 

• Les objectifs de formation en matière de qualifications ou de compétences, 
• Le public visé,
• Les prérequis nécessaires,
• Détailler l’action de formation sous forme de modules ou de séquences,
• Préciser les moyens pédagogiques mis en œuvre : cours théoriques, cas pratiques, études de cas…
• Préciser les moyens techniques : vidéos, connexion internet, visioconférences, salle informatique…
• Décrire les modalités d’évaluation et de vérification de la bonne exécution du programme : QCM, grille de suivi, questionnaires de satisfaction…

Devis ou bon de commande

Le devis (ou bon de commande) est obligatoire pour toute formation d’un montant supérieure à 1500€. Ce dernier détaille précisément le contenu et le coût de votre offre. Comme pour les factures, le devis doit comporter des mentions obligatoires telles que :

• La date et durée de validité du devis 
• L’identification de l’entreprise et du client (adresse, raison sociale, forme juridique, numéro RCS ou RM…)
• La date et durée estimée des prestations 
• Les description et prix des prestations (HT, TVA et TTC)…

Le contrat de formation 

Le contrat de formation, différent de la convention de formation, est un document contractuel à fournir obligatoirement pour toute formation dispensée à une personne physique, à titre individuel et à ses frais (c.trav.art.L6353-3). Ce dernier doit être conclu avant l’inscription du stagiaire et avant le règlement de la formation pour officialiser les relations entre les deux parties. Le contrat de formation comprend :

• L’objet, la nature et la durée de la formation
• Le programme de formation 
• Le prix et les modalités de règlement
• Les moyens pédagogiques et techniques
• Les modalités de mise en œuvre, de suivi, de déroulement, d’évaluation 
• Les règles à appliquer en cas de litige

La convention de formation

La convention de formation est un contrat qui comporte des mentions obligatoires définissant les caractéristiques de la formation entre l’employeur (celui qui achète la formation), l’organisme de formation, et le stagiaire qui va suivre la formation. L’objectif de ce contrat est de définir les obligations réciproques des différentes parties. 

Au minimum, la convention de formation simplifiée doit comporter :

• La présentation des personnes physiques ou morales impliquées,
• La description de la formation : nature, durée, lieux, programme et objet de la formation…
• Les informations concernant les stagiaires : effectif, connaissances requises…
• Les modalités pédagogiques, techniques et d’évaluation,
• Les modalités de paiement de la formation,
• Les règles à appliquer en cas de litige.

Une fois validée, la convention de formation professionnelle doit être éditée en deux exemplaires identiques, et signés par les parties concernées.

Le règlement intérieur

Tout organisme de formation se doit de fournir le règlement intérieur avant l’inscription définitive de ses stagiaires. Concrètement, le règlement intérieur est un document où l’organisme de formation rappelle les principales mesures d’hygiène et de sécurité à respecter et fixe les règles applicables en matière de discipline. Concernant les formations longues (de plus de 500 heures), le règlement intérieur précise également les modalités de représentation des stagiaires.

Les documents à fournir à vos apprenants pendant la formation :

La feuille de présence

Durant vos actions de formation, vous devez impérativement prendre l’habitude de faire signer la feuille d’émargement par vos stagiaires. La feuille de présence est aussi bien utile pour le stagiaire et le formateur que pour l’organisme financeur. En effet, la feuille d’émargement permettra à l’organisme de formation de recevoir le financement de la formation et aux stagiaires d’être indemnisés. Ce document agit comme la preuve juridique qui affirme la bonne réalisation de l’action de formation. Le Code du Travail indique que la feuille de présence est une obligation légale que chaque organisme de formation se doit de respecter. Ainsi, chaque demi-journée de formation, le formateur et ses apprenants signent la feuille d’émargement pour justifier leur présence. Pour les formations à distance, les stagiaires pourront justifier de leur présence en présentant les travaux demandés. L’émargement pourra également se faire par le suivi des temps de connexion des stagiaires.

La feuille de présence doit comporter : 

• Le nom du formateur qui dispense l’action de formation,
• L’intitulé du stage et/ou du module, 
• Le lieu de la formation, 
• Les dates et heures durant lesquelles l’action de formation a lieu.

Les supports de cours

Les supports de cours sont des documents essentiels pour guider vos stagiaires tout au long de la formation. Ils doivent être clairs, complets, et adaptés au niveau de compréhension des participants.

Les documents à fournir à vos apprenants après la formation :

L’attestation de formation

L’attestation de formation doit obligatoirement être remise au stagiaire à l’issue de son action de formation. En effet, l’attestation de formation permet de fournir au stagiaire un document stipulant qu’il a suivi la totalité de la formation et qu’il a acquis de réelles connaissances mobilisables dans un contexte professionnel.

L’attestation de formation doit obligatoirement comporter : 

• Les objectifs atteints, la nature et la durée de l’action de formation,
• Les résultats de l’évaluation des acquis de la formation,
• La date, la signature et la présence du tampon de l’organisme de formation.

La certification

Dans le cadre d’une formation certifiante, l’organisme de formation doit fournir les justificatifs des résultats obtenus ainsi que les certifications à ses stagiaires : diplôme, titre professionnel, certificat de qualification professionnelle, bloc de compétence…

La facture

La facture, différente du bon de commande, est indispensable à fournir au termes de la formation. Elle doit comprendre toutes les mentions obligatoires suivantes :

• Les dates,
• La numérotation,
• L’identification de votre organisme de formation,
• L’identification de votre client,
• Les dates et descriptif de la prestation,
• Le prix HT et TTC, TVA…

L’évaluation de formation

Tout organisme de formation se doit d’évaluer la qualité de ses formations, depuis le 1er janvier 2017. L’évaluation des formations a pour objectif de mesurer l’efficacité des dispositifs pédagogiques ainsi que la cohérence entre les besoins et la validation des acquis des stagiaires. 

La formation professionnelle est un excellent moyen pour acquérir et améliorer les compétences des salariés afin de répondre aux besoins stratégiques des entreprises. L’évaluation des formations est un élément important permettant aux employeurs d’investir dans la bonne action de formation pour leurs collaborateurs.

L’évaluation d’une formation se fait en trois parties : 

• Avant la formation : l’organisme de formation teste l’apprenant pour vérifier son niveau. Ainsi, le formateur pourra adapter le contenu de sa formation par rapport au niveau de connaissances de son stagiaire.
  
• Pendant la formation : sous forme de QCM, bilans, questionnaires ou d’exercices pratiques, le formateur peut évaluer l’apprenant durant la formation pour vérifier si les connaissances ont été acquises. Ainsi, le formateur pourra compléter l’apprentissage au besoin.
  
• Après la formation : l’organisme de formation va procéder à l’évaluation des acquis de la formation. Les résultats du stagiaire seront mentionnés sur l’attestation individuelle de formation qui lui sera remise à l’issue de la formation. Puis, le stagiaire répond, « à chaud », à un questionnaire de satisfaction pour donner son niveau d’appréciation sur la formation. Dans un second temps, l’apprenant répond « à froid » à un questionnaire afin de donner son avis sur la formation, bien plus tard. Ce dernier permet ainsi de valider les connaissances acquises après une mise en pratique en réel.