Comment obtenir Qualiopi en 2025 : le guide étape par étape pour les acteurs de la formation

L’obtention de la certification Qualiopi est aujourd’hui un passage obligé pour les organismes de formation qui souhaitent faire financer leurs actions via les fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail…). En 2025, les exigences sont claires, les audits plus pointus, et la conformité plus que jamais au cœur des enjeux. Alors, comment obtenir Qualiopi sans stress ni faux pas ? Quels sont les changements récents à connaître ? On vous explique tout, étape par étape, dans ce guide actualisé.

Sommaire

• Rappel : la certification Qualiopi, c’est quoi ?
• Obtention de Qualiopi : quels sont les avantages pour votre organisme de formation ?
• Quels sont les prérequis pour devenir Qualiopi ?
• Comment obtenir Qualiopi : les 4 étapes du processus de certification
• Obtenir Qualiopi en 2025 : ce qui a changé
• Délais et coûts de l’obtention Qualiopi : que faut-il anticiper ?
• Comment se préparer à la certification Qualiopi ?
• Vous démarrez votre activité ? Pensez à notre accompagnement clé en main !
• En conclusion
• Réussir l’obtention de Qualiopi – Vos questions

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Rappel : la certification Qualiopi, c’est quoi ?

Qualiopi est la marque qualité des professionnels de la formation. Déposée à l’INPI par l’État en octobre 2019, elle vise à : 

• attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences ;
• faciliter la lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers.

Qui est concerné par la certification Qualiopi ?

L’obtention de Qualiopi concerne tous les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences, aussi appelés OPAC. Il s’agit : 

• des organismes de formation ;
• des centres de bilans de compétences ;
• des organismes préparant à la VAE (validation d’acquis et d’expérience) ;
• des centres de formation d’apprentis (CFA).

Quels sont les critères pour obtenir Qualiopi ? 

La certification Qualiopi repose sur un référentiel national qualité (RNQ) unique. Ce référentiel comporte 7 critères, répartis en 32 indicateurs de qualité, applicables ou non selon la nature des actions de formation. 

Ces critères de qualité évaluent l’ensemble des processus de l’organisme et incluent les aspects suivants : 

• la qualité du processus de formation,
• l’information au public,
• l’adaptation des prestations aux besoins,
• la montée en compétence continue des équipes,
• l’environnement réglementaire et handicap,
• la satisfaction et l’amélioration continue,
• le respect des exigences spécifiques selon les actions.

Qui délivre la certification Qualiopi ?

Pour obtenir le label Qualiopi, les organismes de formation doivent se soumettre à une évaluation indépendante. Cette évaluation, appelée audit Qualiopi, vise à vérifier que l’organisme de formation respecte les critères de qualité définis par le Référentiel National Qualiopi. Elle est réalisée par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC ou par une instance de labellisation reconnue par France Compétences. En résumé, réussir l’obtention de Qualiopi, c’est prouver, grâce à un audit externe, que votre organisme respecte les exigences du RNQ.

Obtention de Qualiopi : quels sont les avantages pour votre organisme de formation ?

Tout d’abord, obtenir la certification Qualiopi est un véritable gage de qualité pour les organismes de formation. Cela signifie qu’ils ont été évalués et reconnus pour leur capacité à proposer des formations professionnelles pertinentes et efficaces. Être certifié Qualiopi est donc un avantage concurrentiel qui vous permet de vous démarquer et de convaincre plus facilement vos futurs apprenants de se former avec vous ! 

D’autre part, l’obtention de Qualiopi est devenue obligatoire pour tous les prestataires de formation qui souhaitent disposer de financements publics et mutualisés. Et ce, depuis le 1ᵉʳ janvier 2022. Il faut donc désormais être certifié Qualiopi pour proposer à vos apprenants des financements par : 

• le CPF ;
• l’État et les régions ;
• France Travail ;
• les opérateurs de compétences (OPCO) ;
• les associations Transition Pro ;
• l’Agefiph.

Pour les prestataires de formation travaillant exclusivement sur des fonds privés, la certification n’est pas obligatoire. Cependant, il faut bien insister sur le fait qu’elle améliore la visibilité et la crédibilité des organismes de formation.

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Découvrez tous nos conseils pour mettre en œuvre les 32 indicateurs Qualiopi dans votre centre de formation en téléchargeant notre guide PDF !

Quels sont les prérequis pour devenir Qualiopi ?

Les prérequis pour prétendre à la certification Qualiopi sont très simples. Vous devez simplement avoir ouvert un centre de formation déclaré auprès de la DREETS et disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). 

L’obtention de Qualiopi se fait indépendamment du statut juridique de votre structure. En effet, vous pouvez très bien devenir Qualiopi même étant formateur indépendant en micro-entreprise.

Comment obtenir Qualiopi : les 4 étapes du processus de certification

La démarche Qualiopi suit un schéma précis : préparation interne, sélection de l’organisme certificateur, audit initial, puis audit de surveillance et de renouvellement. On parle alors du processus Qualiopi, qui garantit que votre organisme respecte les critères exigés par l’État. Concrètement, la procédure à suivre pour obtenir Qualiopi se déroule en 4 étapes.

Étape 1 : Comprendre le Référentiel National Qualité

Le référentiel Qualiopi définit les critères de qualité à respecter pour obtenir la certification. Il est donc essentiel de comprendre les exigences de ce référentiel avant de commencer le processus de certification. Vous pourrez alors faire un état des lieux de vos pratiques, et ainsi, avant même de prendre contact avec un certificateur, commencer à : 

• structurer vos processus internes (accueil, inscription, suivi, évaluation…) ;
• formaliser une démarche qualité ;
• rassembler les preuves correspondant aux 32 indicateurs (ou moins selon le périmètre d’activité de votre organisme de formation) ;
• nommer un Référent Handicap et l’intégrer à votre stratégie d’accessibilité ;
• mettre à jour votre catalogue de formations et vos supports pédagogiques ;
• vous assurer de la conformité de votre NDA et de votre inscription EDOF le cas échéant.

Cette phase de préparation est souvent la plus chronophage, mais c’est aussi la clé d’un audit réussi !

Étape 2 : Choisir un certificateur Qualiopi accrédité

Pour devenir Qualiopi, vous devrez vous rapprocher d’un organisme certificateur accrédité par le COFRAC. Vous avez la liberté de choisir celui que vous souhaitez parmi la liste de certificateurs référencés par l’État. Chacun applique les mêmes règles, mais les tarifs, modalités et disponibilités peuvent varier.

Une fois votre choix fait, vous signez une convention d’audit. Un délai de 2 à 4 semaines est généralement nécessaire pour organiser l’audit initial.

Étape 3 : Réussir l’audit de certification (audit initial)

Après avoir choisi l’organisme certificateur et signé un contrat avec lui, vous devrez planifier un audit initial pour vérifier votre conformité aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ). La durée de l’audit Qualiopi varie entre un à deux jours selon la taille de votre structure et le type d’activités visées. Il s’agit d’un audit documentaire, pendant lequel un auditeur indépendant analysera vos pratiques, vos documents et vos process de fonctionnement au regard des 32 indicateurs du référentiel qualité.

En cas de non-respect des critères d’évaluation, l’auditeur identifie ce qu’on appelle des non-conformités. Vous devrez alors mettre en place des actions correctives pour sous différents délais : 

• 6 mois pour les non-conformités mineures ;
• 3 mois pour les non-conformités majeures.

Une fois l’audit validé et les éventuelles non-conformités levées, vous obtenez la certification Qualiopi pour 3 ans.

Étape 4 : Maintenir sa certification Qualiopi dans la durée

L’obtention de Qualiopi, c’est le début d’un engagement sur le long terme. Pour maintenir votre certification, vous devrez :

• passer un audit de surveillance entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après le premier audit ;
• continuer à faire évoluer votre démarche qualité ;
• anticiper les audits de renouvellement (tous les 3 ans) ou les audits d’extension si vous ajoutez de nouvelles activités.

Attention : depuis 2024, les écarts relevés lors des audits peuvent entraîner un retrait de la certification si non corrigés dans les temps.

Obtenir Qualiopi en 2025 : ce qui a changé

Depuis 2024, plusieurs ajustements ont renforcé le Référentiel National Qualité (RNQ) :

• une plus grande exigence sur la mesure de l’impact des formations (suivi post-formation, insertion, retours des financeurs) ;
• des contrôles plus fréquents sur les sous-traitances et les formations certifiantes ;
• le contrôle systématique de la présence effective d’un Référent Handicap (Indicateur 26).

En bref : le fond compte autant que la forme, et la qualité réelle du service rendu est désormais au cœur de l’évaluation.

Délais et coûts de l’obtention Qualiopi : que faut-il anticiper ?

La préparation de l’audit initial représente plusieurs semaines, voire plusieurs mois de travail. En effet, il vous faudra analyser vos process existants, mais aussi sûrement créer de nouveaux documents et mettre en place de nouvelles procédures. En ajoutant le délai d’organisation du premier audit, comptez entre 3 et 6 mois au total pour obtenir votre certification Qualiopi.

Concernant les coûts à investir, sachez que le prix de l’obtention Qualiopi varie selon la taille de l’organisme et le choix de l’organisme certificateur. En moyenne, comptez entre 1 500 et 2 000 € pour l’audit initial et entre 1 000 et 1 500 € pour les audits de suivi.

Comment se préparer à la certification Qualiopi ?

Le Ministère du Travail a mis en ligne un Guide de lecture du Référentiel National Qualité (RNQ) pour vous aider à préparer la certification Qualiopi. Ce guide présente pour chaque indicateur du référentiel le niveau attendu du prestataire, les éléments de preuve à présenter à l’auditeur, et d’éventuelles précisions en fonction des catégories d’actions. Il comprend également un glossaire des termes utilisés dans le référentiel.

L’obtention de Qualiopi est un processus qui peut paraître complexe au premier abord. En effet, elle implique de se préparer sérieusement : vous devez mettre en place une stratégie claire et anticiper les preuves à présenter. Un accompagnement professionnel peut ainsi vous aider à prendre du recul sur vos pratiques et à mieux comprendre les exigences du Référentiel National Qualité. Chez InSyst, nous accompagnons chaque année des dizaines d’organismes (OF, CFA, centres de bilan, VAE…) dans leur démarche Qualiopi.

Notre expertise couvre :

• l’accompagnement complet à la certification initiale ;
• la préparation aux audits de surveillance, de renouvellement ou d’extension ;
• un diagnostic personnalisé pour savoir où vous en êtes et comment progresser efficacement ;
• un suivi humain et expert, parce qu’on sait que la qualité ne se fait pas toute seule.

Vous démarrez votre activité ? Pensez à notre accompagnement clé en main !

Vous découvrez Qualiopi en même temps que le métier de formateur ou de dirigeant d’OF ? Pas de panique, InSyst vous accompagne dès le départ pour sécuriser chaque étape de votre projet.

Notre accompagnement à la création d’organisme de formation clé en main est idéal pour :

• les consultants, les coachs ou les experts qui souhaitent professionnaliser leurs prestations ;
• les porteurs de projet en reconversion qui veulent créer un OF solide et conforme ;
• les structures qui souhaitent élargir leurs activités vers la formation.

On s’occupe de tout (pour vous ou avec vous) :

• création du dossier de déclaration d’activité (DREETS),
• rédaction des CGV, règlement intérieur, modèle de convention, programme conforme Qualiopi,
• mise en conformité avec les exigences réglementaires (Qualiopi, EDOF, CPF…),
• conseils stratégiques pour structurer votre offre de formation.

Et bien sûr, un accompagnement au pas à pas pour obtenir Qualiopi en toute confiance !

Le + InSyst ? Un référent expert dédié, des modèles prêts à l’emploi, une approche bienveillante et rigoureuse pour poser les fondations solides de votre activité.

En conclusion

Obtenir la certification Qualiopi est un atout majeur pour les prestataires de formation professionnelle. Cela leur permet non seulement de répondre aux exigences de financement public, mais aussi d’améliorer leur réputation, leur crédibilité et leur visibilité sur le marché.

La démarche Qualiopi demande une compréhension approfondie du référentiel et des éléments de preuve à fournir. Avec la bonne méthode et un accompagnement de confiance, vous avez toutes les cartes en main pour réussir et ainsi devenir Qualiopi dans les meilleures conditions.

Réussir l’obtention de Qualiopi – Vos questions

Quels sont les prérequis pour devenir Qualiopi ? 

Pour entamer les démarches de certification Qualiopi, il vous suffit d’avoir déclaré votre activité de formation auprès de la DREETS et de disposer d’un NDA (numéro de d’éclaration d’activité).

Quels sont les coûts à prévoir pour être certifié Qualiopi ?

Pour l’audit initial, comptez entre 1 500 € et 2 000 €. Pour l’audit de surveillance, entre 1 000 € et 1 500 €. Le prix dépend de votre chiffre d’affaires, du nombre de sites à auditer et du nombre de catégories de formation visées. Il peut aussi varier selon le certificateur choisi.

Quel est le délai pour obtenir la certification Qualiopi ?

Le délai le plus important à prendre en compte est la phase de préparation de l’audit qui peut prendre plusieurs mois. Ensuite, il faudra compter environ 2 à 4 semaines pour planifier votre audit initial avec le certificateur. On estime en général le délai total pour l’obtention de Qualiopi entre 3 à 6 mois.

Est-ce difficile d’obtenir la certification Qualiopi ?

Obtenir Qualiopi est en effet un processus complexe qui nécessite beaucoup de rigueur administrative. Vous devrez non seulement adapter vos procédures internes pour répondre aux critères qualité, mais aussi être capable de fournir les éléments de preuve pour chaque indicateur vérifié par l’auditeur. Pour préparer votre certification en toute sérénité, nous vous conseillons fortement de vous faire accompagner par des experts comme InSyst.

Que se passe-t-il après l’audit initial Qualiopi ?

Pour maintenir votre certification dans la durée, vous devrez organiser un audit de surveillance entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après l’obtention de Qualiopi. Puis un audit de renouvellement au bout de 3 ans pour entamer un nouveau cycle de certification.