Je suis certifié Qualiopi : comment appliquer les règles au quotidien ?

Vous avez obtenu votre certification Qualiopi ? Bravo ! Mais hors de question de vous reposer sur vos lauriers, au contraire. Vous devez appliquer les règles Qualiopi dès le lendemain de son obtention pour déjà commencer à préparer votre audit de surveillance. On vous en dit plus dans cet article !

ANTICIPEZ !

Dès l’obtention de votre certification Qualiopi vous devez prendre l’habitude d’appliquer les règles d’un tel label au quotidien. Pourquoi ? Tout simplement pour être prêt à temps pour votre audit de surveillance qui aura lieu entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de Qualiopi. Vous êtes sans doute en train de vous dire, près d’un an et demi pour préparer l’audit de surveillance c’est énorme, mais détrompez-vous. Plus vous commencerez à appliquer les règles Qualiopi au quotidien très tôt au sein de votre organisme de formation, plus vous assimilerez les différents critères et serez à même de répondre aux questions et objections de votre auditeur le jour-j. D’autant plus que c’est lui qui choisira le point à développer lors de l’audit de surveillance, et non pas vous. En fait, tous les indicateurs qui concernent l’organisme de formation seront audités, et l’auditeur se focalisera plus spécifiquement sur les éventuelles non-conformités indiquées à l’audit initial. Nous vous conseillons d’ailleurs de questionner l’auditeur sur le sujet de l’audit de surveillance lorsqu’il vous contactera pour prendre rendez-vous. N’hésitez pas à lui poser des questions de type “comment va se passer l’audit de surveillance?” “il y a-t-il possibilité que je sélectionne mes dossiers en vue de l’audit de surveillance?”… C’est durant cet entretien téléphonique que vous saurez comment se passe concrètement l’audit.

SOYEZ ASSIDUS !

La première chose à garder en tête est la rigueur. Dès le lendemain de l’obtention de votre Qualiopi, soyez assidu et exigeant avec vous même dans la manière dont vous allez gérer vos sessions de formation et votre organisation. Au début, cela risque de vous paraître fastidieux mais au fur et à mesure vous allez adopter des automatismes et vous vous rendrez compte que cette nouvelle organisation vous facilite la vie. Autrement dit, utilisez bien tous les processus que vous avez déclarés lors de votre audit initial dès le début. Cela vous aidera également en cas de contrôle de la DREETS ou de la Caisse des Dépôts et Consignations notamment pour les organismes de formation qui délivrent des formations CPF. Plus vos dossiers sont “clean” et plus vous serez tranquille en cas de contrôle, contrôles qui n’ont jamais été aussi nombreux qu’en 2022 d’ailleurs.

COMMUNIQUEZ !

Une fois la certification Qualiopi obtenue, vous avez le droit de communiquer là-dessus. N’hésitez pas à informer vos partenaires et clients de cette obtention, que ce soit sur les réseaux sociaux, votre site internet ou dans vos locaux. Vous pouvez également inclure le logo Qualiopi sur vos documents. Attention tout de même, vous ne pouvez pas mettre n’importe quel logo sur n’importe quel support. En effet, vous avez sans doute reçu la charte d’usage du logo Qualiopi de la part du certificateur. Le logo Qualiopi ne pourra pas être adossé à un programme de formation puisque c’est l’organisme de formation qui est certifié et non vos programmes de formation. Par contre, vous avez le droit d’adosser le logo Qualiopi dans l’en-tête ou le pied de page de vos programmes de formation puisque ces encarts sont destinés à l’organisme de formation. Attention, si vous utilisez mal le logo, il s’agit d’une non-conformité majeure lors de l’audit de surveillance.

ACTUALISEZ

Votre organisation a peut-être évolué entre l’obtention de votre Qualiopi et l’audit de surveillance. Dans ce cas, vous devez en informer l’auditeur lors de l’audit de surveillance. L’ajout d’un agrément, de nouvelles formations inscrites au RNCP ou au RS, l’embauche d’un formateur… tout cela est de la mise à jour qu’il suffit d’expliquer à l’auditeur. Il est inutile de repartir sur un audit initial, tout simplement parce que vous aviez présenté une procédure vraie à l’instant T lors de votre audit initial. Par contre, si vous dispensiez des actions de formation classiques lors de votre audit initial et que vous avez intégré à votre catalogue du bilan de compétences ,de la VAE… en cours de route, dans ce cas vous allez devoir passer un audit d’extension. Malheureusement pour vous, vous allez devoir repasser une journée d’audit pour ajouter les nouvelles mentions. Il faudra donc recontacter le certificateur, lui demander un devis, repayer la journée d’audit et faire venir un auditeur pour vous auditer sur une journée ou une demi-journée. Dans tous les cas, contactez le certificateur et demandez-lui les modalités.

CHECKLIST & TIME-LINE

Avant la formation :

• Communiquez avec les bons logos sur les bons supports
  
• Conformité de votre site internet : les programmes de formation avec au moins deux indicateurs de performance (nombre de formations dispensées, nombre de participants, le taux de satisfaction, le taux de réussite aux examens…) et des résultats doivent être visibles sur le site. Dans le cas où vous n’avez pas de site internet, ces informations doivent apparaître sur vos programmes de formation
  
• Vos programmes de formation doivent respecter un certain formalisme dans lequel on doit obligatoirement retrouver tous les items obligatoires (mention d’accessibilité handicap ou pas, les intitulés, les pré-requis…). Un programme de formation, sachez-le, va forcément avec un itinéraire pédagogique ou un guide d’animation qui présentent de façon séquencée le déroulé de la formation, avec les objectifs, les contenus…
  
• Une fois que vos clients ont passé commande chez vous, vous devez obligatoirement établir le diagnostic de leurs attentes et de leurs besoins. En d’autres termes, le premier document qui doit apparaître dans vos dossiers formation est la fiche de renseignements où vous avez formalisé les coordonnées, les attentes, les besoins et éventuels besoins d’accessibilité handicap de votre client. Bien entendu, ces informations peuvent être informatisées.
  
• Travail d’archivage et de stockage très important car vous devrez être capable de présenter tous les documents et les échanges que vous avez eu avec vos clients lors de l’audit de surveillance.
  
• Un dossier c’est une fiche de renseignements, une convention, un programme de formation, les conditions générales de vente, une convocation, un règlement intérieur. Vous êtes, en tant que centre de formation, garant de la montée en compétences de vos participants. Que ce soit aux yeux de la DREETS ou Qualiopi, vous devrez obligatoirement présenter des tests d’évaluation de compétences (QCM, test, quiz…) en début et en fin de formation. Ce sont des documents à avoir systématiquement.

Pendant la formation :

• Durant la formation, vous devez impérativement avoir les documents suivants : l’évaluation de début et de fin, feuille d’émargement signée ou rapport de connexion, les supports de cours mis à disposition des participants, les échanges de mails, les suivis… Tout ce qui prouve que vous suivez pédagogiquement la progression du stagiaire. 

Après la formation :

• Lorsque la formation est finie, vous devez mettre en place des questionnaires de satisfaction auprès de vos clients, de vos participants, des financeurs et des formateurs. Dans le cadre de l’indicateur 30, vous devez recueillir les informations et les avis des différentes parties prenantes mais vous devez aussi les relancer. Vous n’êtes pas obligé d’avoir la totalité des questionnaires complétés, par contre vous devez être en mesure de prouver que vous avez bien relancé une ou deux fois les différentes parties prenantes.