Quand réaliser son Bilan Pédagogique et Financier (BPF) ?

L’une des obligations annuelles des organismes de formation en France reste inévitablement le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). En 2023, ​​le BPF doit être rempli en ligne avant le 31 mai 2023, sauf report.

Rappel : qu’est-ce que le BPF ?

Un bilan pédagogique et financier est un outil d’analyse et de statistiques. Il retrace l’activité d’un organisme et représente le domaine de la formation professionnelle en France. Le BPF, obligatoire en vue de l’obtention de la certification Qualiopi, résume votre activité de formation sur une année comptable. En effet, il permet de :

• Faire un état des lieux des actions de formations réalisées sur une année comptable,
• Faire un bilan de l’activité formation permettant d’avoir une vue d’ensemble des formations mises en œuvre,
• Mesurer l’efficacité des formations,
• Évaluer les résultats financiers,
• Prendre les décisions nécessaires pour l’avenir,

Le bilan pédagogique et financier est un processus régulier qui doit être effectué chaque année.

Le BPF permet d’avoir une vue d’ensemble des formations mises en œuvre. Il est donc important de collecter et d’analyser les données de manière systématique pour identifier les points forts et les opportunités d’amélioration des programmes de formation. Cet outil d’analyse et de statistiques est d’ailleurs nécessaire pour obtenir votre certification Qualiopi. En effet, ce document officiel est obligatoire pour tous les organismes de formation disposant d’un numéro d’activité (NDA) de plus de 3 mois et suite à la signature de conventions de formation. Ce bilan est à transmettre aux DREETS (ex DIRECCTE).

Quand est-il judicieux de réaliser ce bilan ?

Tout organisme de formation disposant d’un NDA de plus de 3 mois doit obligatoirement réaliser un BPF annuellement, à la fin de l’année fiscale. Cela permet de disposer de données à jour sur les résultats de l’année écoulée. Mais aussi de préparer les budgets pour l’année suivante. Selon la DREETS, le BPF est à réaliser avant le 31 mai de l’année suivante. Cette année, la campagne de télédéclaration des Bilans Pédagogiques et Financiers prend fin le 31 mai 2023. Vous devez donc remplir votre BPF via l’application Mon Activité Formation avant cette date ! A défaut de le transmettre à la DREETS, votre déclaration d’activité devient caduque et vous risquez de perdre votre NDA !

Comment remplir mon BPF ?

Le BPF est une obligation pour tous les prestataires de formation, quelle que soit leur taille ou leur statut. Ainsi, que vous soyez organisme de formation, centre de formation ou formateur indépendant, vous êtes concerné par le BPF. Autre précision, même si votre activité de formation est occasionnelle ou représente un complément d’activité, vous êtes soumis à cette obligation.

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est un document qui permet d’évaluer les performances pédagogiques et financières de votre organisme de formation. Voici les étapes à suivre pour remplir votre BPF :

• Rassemblez toutes les données nécessaires, telles que les informations financières (dépenses, recettes, bénéfices), les données pédagogiques (nombre de participants, taux de satisfaction, feedbacks), et les données relatives aux ressources humaines (effectif, coûts salariaux) .

• Organisez les données en catégories prévues telles que les finances, les formations et les ressources humaines.

• Analysez les données pour déterminer les performances pédagogiques et financières de votre organisme. Calculez les ratios pertinents pour mesurer les performances, tels que le taux de satisfaction des participants, le taux de rentabilité et le coût par formation.

• Utilisez les données et les analyses pour compléter le rapport BPF. Assurez-vous d’inclure une introduction expliquant le but du rapport, une section sur les finances, une section sur les performances pédagogiques, et une section sur les ressources humaines.

• Présentez les résultats de votre BPF sous forme de graphiques, tableaux et autres visualisations pour une compréhension facile.

• Enfin, élaborez des conclusions sur les performances de votre organisme de formation et formulez des recommandations pour l’avenir.

Il est important de noter que le contenu et la forme d’un BPF peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de votre organisme de formation.

Parce qu’il n’est pas toujours évident de remplir son Bilan Pédagogique et Financier tout seul, nous vous recommandons de passer par un professionnel. Forte de plus de 10 ans d’expérience, l’équipe InSyst vous aide à réaliser vos formalités administratives et à établir votre Bilan Pédagogique et Financier pour répondre à cette obligation sans prise de tête ! Contactez-nous pour en savoir plus !