Qualiopi & apprentissage : les exigences spécifiques pour les CFA

10 novembre 2025
Envoyé par : Insyst
Catégorie: Qualiopi

Depuis l’obligation de certification qualité pour accéder aux fonds publics et mutualisés, Qualiopi est devenue une pièce maîtresse de la crédibilité des organismes de formation. Pour les CFA, le référentiel comporte des attentes spécifiques, tant dans la coordination pédagogique que dans l’accueil et l’accompagnement des apprentis, qui sont bien évidemment scrutés lors des audits.

Contexte légal et périmètre actuel

Obligation légale : depuis la loi « Liberté de choisir son avenir professionnel » du 5 septembre 2018, tout prestataire d’actions de formation, actions de formation par apprentissage, bilans de compétences ou VAE, qui veut recevoir des financements publics ou mutualisés doit être certifié Qualiopi.
Référentiel national Qualité : il comprend 7 critères et 32 indicateurs au total. Les indicateurs applicables dépendent de l’action de formation proposée (formation continue, apprentissage, VAE…). Certains de ces indicateurs s’appliquent à tous les prestataires (tronc commun) et d’autres indicateurs Qualiopi sont spécifiques aux actions d’apprentissage (alternance).
Spécificité apprentissage : pour les CFA, tous les indicateurs (32) s’appliquent, y compris les indicateurs spécifiques à l’apprentissage (indicateurs 14, 15, 20 et 29).
Nouvel entrant / démarrage d’action : un CFA nouvellement créé doit avoir signé au moins un contrat d’apprentissage et démarré une action de formation (réaliser des journées de formation) avant l’audit initial.

Quelles différences entre un audit « classique » et un audit pour l’apprentissage ?

Pour un CFA qui veut former des apprentis il faudra donc déclarer la catégorie « apprentissage » lors de la demande de certification. Il faudra également préparer des preuves complémentaires liées aux indicateurs spécifiques (organisation tripartite, coordination centre/entreprise, droits/devoirs…).

Le référentiel Qualiopi et ses indicateurs : ce qui change avec l’apprentissage

Indicateurs communs vs spécifiques :
- 22 indicateurs Qualiopi s’appliquent à tous les prestataires (formation continue, apprentissage…).
- +10 indicateurs spécifiques à l’apprentissage, ce qui porte à 32 pour les CFA.
Version du guide de lecture : la version 9 du guide de lecture Qualiopi comprend des précisions sur les niveaux attendus, les preuves à fournir, modalités selon « nouveaux entrants »…
Version à venir : la version 10 du guide de lecture est annoncée autour de 2025-2026, et comportera des exigences renforcées pour l’apprentissage, notamment en matière de transparence, de lutte contre la fraude, et de renforcement des preuves.

Principaux indicateurs spécifiques à l’alternance : définitions, attentes, preuves

Voici un aperçu des indicateurs les plus critiques pour les CFA, avec ce que les auditeurs attendent et ce que vous devez préparer pour assurer la validation de votre audit Qualiopi pour l’apprentissage.

Indicateur	Ce que l’on attend / Définition	Preuves typiques à fournir
Indicateur 13 – Coordination des apprentis	Pour les formations en alternance : Anticiper avec l’apprenant les missions confiées (court, moyen, long terme), Assurer une coordination et une progressivité entre ce qui est fait en centre et ce qui est fait en entreprise.	* Fiches de liaison / de transmission entre formateurs et tuteurs en entreprise, * Plannings conjoints, * Compte-rendu de visites en entreprise, * Carnets de suivi, * Outil numérique ou tableau de bord montrant les apprentissages en alternance.
Indicateur 14 – Exercice de la citoyenneté et prévention	S’assurer que les apprentis reçoivent une information et des actions favorisant l’exercice de la citoyenneté, la prévention des risques (sécurité routière, conduite en entreprise, risques professionnels), la lutte contre les discriminations et la connaissance des valeurs républicaines (le cas échéant selon le périmètre). Pour l’apprentissage, cela traduit la responsabilité du CFA dans la formation citoyenne et la prévention des comportements à risque en entreprise.	* Programmes ou fiches de session (ateliers, modules, séquences) traitant de la citoyenneté, de la prévention, de la sécurité; * Listes de présence;Supports distribués (slides, fiches), * Évaluations/quiz, * Comptes-rendus d’actions de sensibilisation, * Attestations de participation, * Calendrier des actions.
Indicateur 15 – Droits et devoirs de l’apprenti	Information claire, formalisée, et traçable des droits et obligations de l’apprenti, incluant sécurité au travail, santé, obligations contractuelles, rupture de contrat…	* Livret d’accueil signé, règlement intérieur, * Supports d’information collectifs, * Compte-rendu de réunion d’information, * Preuve de diffusion (présence, attestations signées), * Supports mis à jour.
Indicateur 20 – Mobiliser des personnels dédiés pour les apprentis	Le CFA doit désigner des personnels clairement identifiés, dédiés à l’accompagnement des apprentis, capables de répondre aux difficultés, assurer conseil, médiation. Ils doivent également mettre en place un conseil de perfectionnement.	* Liste des personnels spécialisés (tuteurs, référents apprentissage), * Nom et qualité des membres du conseil de perfectionnement (dernier compte-rendu et/ou procès-verbal, preuve de constitution en cours du conseil de perfectionnement pour le nouveau CFA), * Description de leurs rôles, organigramme, * Supports de communication aux apprentis indiquant qui est le référent, * Horaires de disponibilité, * Suivi de leur formation/spécialisation.
Autres indicateurs fortement impactés pour l’apprentissage	Par exemple, l’indicateur sur la prévention ou résolution des difficultés sociales ou matérielles, le suivi, l’évaluation, la progression pédagogique…	* Procédures d’accompagnement social ou matériel, * Fiches de suivi, * Entretiens périodiques, * Bilans intermédiaires, * Documentation montrant adaptation pour chacun des apprentis.

Autres critères du référentiel particulièrement critiques pour les CFA

Au-delà des indicateurs explicitement dédié à l’apprentissage, d’autres parties du référentiel peuvent poser des difficultés importantes pour les CFA :

Critère 3 : Accueil / suivi / évaluation – en apprentissage, cela inclut le suivi régulier en entreprise, la visite de tuteur, les bilans intermédiaires.
Critère 4 : Mobilisation des ressources humaines – formation, compétences, disponibilité, qualification des tuteurs/maîtres d’apprentissage, des formateurs.
Critère 5 et 6 : Moyens pédagogiques et conditions d’accueil / accessibilité – matériel, infrastructures, adaptation (handicap), modalités pédagogiques (ex : alternance, modalités hybrides ou distanciel si utilisés).
Critère 7 : Amélioration continue / retours des parties prenantes – prise en compte des retours d’apprentis, d’entreprises, d’internes, d’OPCO…
Indicateurs liés au contrôle de la certification – si la formation prépare à un diplôme ou titre (RNCP), conformité des modalités de présentation aux jurys, conditions d’évaluation…

Méthodes recommandées pour se préparer et réussir un audit

Voici une démarche structurée que tout CFA peut appliquer pour maximiser ses chances de réussite lors de l’audit Qualiopi :

Audit interne préliminaire :
- Simulez un audit avec tous vos documents.
- Faites-vous aider par un expert ou un partenaire qui a déjà subi un audit.
Cartographier vos processus :
- Assurez-vous que tout est formalisé : coordonnées tuteurs, planning centre/entreprise, suivi des apprentis.
- Identifiez tous les points de contact (apprenant, entreprise, formateur) et tracez les interactions.
Constitution de preuves structurées :
- Créez un référentiel interne des preuves : pour chaque indicateur, liste des documents, où ils sont, qui les tient, comment ils sont datés.
- Utilisez des outils numériques pour faciliter l’accès, la mise à jour, et l’archivage.
Former et sensibiliser tous les acteurs :
- Formateurs, tuteurs entreprise, personnel administratif doivent connaître les indicateurs et leurs rôles.
- Sensibiliser les apprentis aussi : qu’est-ce qu’on attend d’eux, comment ils peuvent contribuer (ex : remplir le livret, bilans, formulaires).
Suivi régulier et amélioration continue :
- Entretiens trimestriels ou semestriels pour vérifier l’état des preuves, ajuster ce qui ne fonctionne pas.
- Retour des apprentis / entreprises via enquêtes ou questionnaires.
- Revue annuelle de la démarche qualité.
Anticiper l’audit :
- Vérifiez les mises à jour du référentiel, version en vigueur.
- Liste des certificateurs accrédités et leurs modalités.
- Préparez un dossier de présentation (catalogue, flyer, site web) conforme (informations, mentions légales, transparence des coûts…).

Erreurs fréquentes / points de vigilance

Voici ce que nous avons pû relever comme erreurs souvent constatées par les auditeurs, ou ce qui pose souvent problème dans les CFA :

Preuves orales non documentées : beaucoup d’organismes se reposent sur l’oral (réunions, échanges tuteur/CFA) sans trace écrite ou numérique.
Droits / devoirs mal ou peu explicités : documents obsolètes, livret d’accueil mal remis ou oublié, information collective non attestée.
Coordination centre-entreprise déficiente : tuteur entreprise mal impliqué ou non formé, aucun document formel définissant les missions ou les objectifs en entreprise.
Référent apprentissage / personnel dédié non identifié : l’apprenti ne sait pas à qui s’adresser, les rôles sont flous.
Absence de suivi social / de soutien matériel : quand un apprenti rencontre des difficultés (logement, transport, santé), l’organisme ne dispose pas ou n’applique pas de dispositif concret.
Absence d’une procédure handicap ou d’un référent identifié : l’indicateur 26 est très appliqué et pénalise les organismes qui n’ont pas anticipé. Nommez donc un référent handicap pour votre structure.
Incohérence entre ce qui est écrit et ce qui est fait : par exemple, un règlement intérieur promet des visites mais aucune visite formelle d’entreprise n’est réalisée, ou pas comptabilisée.
Documents non à jour : programmes, contenus pédagogiques, contrats d’entreprise, supports d’évaluation…

Bonnes pratiques organisationnelles pour valider votre audit

Digitalisez vos preuves : optez pour une plateforme documentaire avec accès rapide pour l’auditeur où vous pourrez renseigner des PDF horodatés, des comptes-rendus structurés…
Modélisez les entretiens tripartites pour systématiser le suivi.
Formez vos équipes à l’entretien d’audit : mettez en place des jeux de rôle et des simulations de demandes d’épreuves afin de familiariser vos collaborateurs avec les futurs audits Qualiopi.
Désignez un chef de projet Qualiopi pour centraliser la préparation des preuves (responsabilité, rôles et livrables clairs).

Exemple de preuves

Fiche « Liaison entreprise-CFA » contenant les missions, les compétences visées, les échéances, le tuteur entreprise, le formateur référent…
Livret d’accueil apprenti signé avec les droits, les devoirs, les contacts utiles…
Tableau de suivi des compétences avec cases « centre de formation / entreprise / acquis » datées…
Fiche « Aménagement handicap » : diagnostic, solution, acteur-contact, date de mise en œuvre.

Checklist pratique opérationnelle

Voici une checklist que tout CFA peut imprimer et mettre à disposition en interne pour se préparer à l’audit Qualiopi :

Avoir déclaré la catégorie « apprentissage » dans votre périmètre de certification Qualiopi.
Avoir démarré au moins une journée de formation pour un apprenti avant l’audit initial (si nouvel entrant).
Organigramme clair des personnels dédiés (référent apprentissage, tuteur…).
Livret d’accueil apprenti à jour, remis et signé, avec droits/devoirs, santé/sécurité.
Règlement intérieur ou charte de formation incluant obligations, sécurité, règles applicables en entreprise.
Documents formalisés de coordination centre–entreprise (plannings, fiches de liaison, visites).
Preuves d’entretiens périodiques / bilans intermédiaires avec apprentis.
Suivi des apprentis en entreprise (visites, retours, adaptation si besoin).
Procédure ou dispositif d’accompagnement social ou matériel.
Dispositif reconnu ou référent pour l’accueil des apprentis en situation de handicap.
Recueil des retours des apprentis, des entreprises, des formateurs ; exploitation pour amélioration.
Documents à jour : contrats, conventions, supports pédagogiques, fiches de formation.
Processus de traitement des réclamations ou difficultés.
Voici une checklist que tout CFA peut imprimer et mettre à disposition en interne pour se préparer à l’audit Qualiopi :
Avoir déclaré la catégorie « apprentissage » dans votre périmètre de certification Qualiopi.
Avoir démarré au moins une journée de formation pour un apprenti avant l’audit initial (si nouvel entrant).
Organigramme clair des personnels dédiés (référent apprentissage, tuteur…).
Livret d’accueil apprenti à jour, remis et signé, avec droits/devoirs, santé/sécurité.
Règlement intérieur ou charte de formation incluant obligations, sécurité, règles applicables en entreprise.
Documents formalisés de coordination centre–entreprise (plannings, fiches de liaison, visites).
Preuves d’entretiens périodiques / bilans intermédiaires avec apprentis.
Suivi des apprentis en entreprise (visites, retours, adaptation si besoin).
Procédure ou dispositif d’accompagnement social ou matériel.
Dispositif reconnu ou référent pour l’accueil des apprentis en situation de handicap.
Recueil des retours des apprentis, des entreprises, des formateurs ; exploitation pour amélioration.
Documents à jour : contrats, conventions, supports pédagogiques, fiches de formation.
Processus de traitement des réclamations ou difficultés.
Archive numérique et papier des preuves, accessibles, ordonnées selon indicateurs.

Conclusion

Pour un CFA, Qualiopi n’est pas un simple label qualité ou une obligation administrative : c’est une réelle invitation à professionnaliser les parcours (coordination centre/entreprise, suivi individualisé, inclusion). En anticipant les preuves, en structurant vos processus et en numérisant vos justificatifs, vous transformez l’obligation en levier de qualité et réduisez fortement le risque d’écart au moment de l’audit Qualiopi pour l’apprentissage.

FAQ Audit Qualiopi pour l’apprentissage – réponses d’expert

Faut-il un certificat supplémentaire pour délivrer de l’apprentissage ?
Non, Qualiopi est la certification qualité exigée pour l’accès aux financements publics et mutualisés. Il faut en revanche choisir la catégorie « apprentissage » lors du périmètre de certification et préparer les preuves associées.

Le référent handicap est-il obligatoire ?
Le référent handicap n’est pas toujours formellement imposé par un texte unique, mais l’indicateur 26 exige la mobilisation d’expertises et ressources pour l’accueil et l’accompagnement du public en situation de handicap. En pratique, la désignation d’un référent (ou d’une procédure claire) est la preuve la plus directe.