UAI : comment l’obtenir pour lancer votre organisme de formation ou votre CFA ?

3 novembre 2025
Envoyé par : Insyst
Catégorie: Création OF

UAI comment l'obtenir pour lancer votre OF

Créer un organisme de formation ou un Centre de Formation d’Apprentis (CFA) impose de respecter plusieurs obligations réglementaires. Parmi elles, l’obtention du numéro UAI (Unité Administrative Immatriculée) est souvent méconnue mais indispensable pour pouvoir enregistrer des contrats d’apprentissage, apparaître dans les bases officielles et interagir correctement avec l’éducation nationale et les financeurs. Ce code, attribué par le Ministère de l’Éducation nationale, permet l’identification officielle de la structure dans le répertoire RAMSESE et conditionne la validité des contrats d’apprentissage. Dans cet article, nous faisons le point complet : définition, enjeux, procédure pas à pas, pièges à éviter et bonnes pratiques.

Qu’est-ce que l’UAI et à quoi ça sert ?

Le numéro UAI (sigle complet : Unité Administrative Immatriculée) est un identifiant attribué par le Ministère de l’Éducation nationale, via le rectorat de l’académie concernée. Il figure dans le répertoire RAMSESE (Répertoire académique et ministériel sur les établissements du système éducatif). Le code UAI est composé de 7 chiffres (les 3 premiers chiffres indiquent souvent le département) et 1 lettre. Il identifie de façon unique un établissement (école, lycée, CFA…) et sert dans de nombreux échanges administratifs :

Enregistrement des contrats d’apprentissage,
Saisie sur les formulaires CERFA,
Identification dans les systèmes nationaux (Référentiel UAI-SIRET des OFA-CFA)…

Sans UAI, un CFA ne pourra pas compléter certains dossiers obligatoires (notamment l’enregistrement des contrats d’apprentissage).

Qui attribue le code UAI ?

L’UAI est attribué par les services du rectorat de l’académie où se situe votre organisme de formation ou votre CFA (service en charge de la base RAMSESE). Pour un CFA, c’est donc le rectorat qui délivre le code après instruction du dossier.

Les avantages d’avoir un UAI rapidement

Pouvoir signer et enregistrer immédiatement les contrats d’apprentissage, ce qui permet de commencer à accueillir des apprentis très rapidement.
Être visible dans les outils de l’État (Catalogue des formations, liste des CFA/organismes formateurs), ce qui facilite le repérage par les jeunes, les entreprises, les acteurs de l’orientation.
Éviter les retards de financement ou de reconnaissance simplement à cause d’un code manquant.
Faciliter l’alignement administratif et la conformité dans les audits ou contrôles (Qualiopi, certification).

Obligations préalables au numéro UAI

Avant de demander un UAI, vous devez mettre certaines choses en place :

Obtention d’un numéro de Déclaration d’Activité (NDA) auprès de la DREETS / DRIEETS : il s’agit d’un prérequis pour que votre organisme soit formellement reconnu.
Mise en ordre juridique et administrative : statuts, numéro SIREN/SIRET, adresse, domiciliation, responsabilité légale…

Étapes concrètes pour obtenir l’UAI (checklist opérationnelle)

Voici les étapes clés à suivre, avec tous les délais et les particularités selon les académies dont vous aurez besoin :

Étape	Ce qu’il faut faire	Documents / formulaires	Où / à qui envoyer	Délais estimés / points de vigilance
1. Vérifier si l’UAI existe déjà	Il se peut que, pour un site ou une activité antérieure, un UAI ait déjà été attribué (par exemple, si vous reprenez un établissement existant). Vérifiez via le Référentiel UAI-SIRET ou via le site du ministère / académie.	N/A	En ligne / rectorat / référentiel Onisep	Évite des doublons ou retards inutiles
2. Constituer le dossier administratif	Statuts, extrait SIREN/SIRET, adresse complète, nom du responsable légal, activité principale, numéro de la déclaration d’activité (NDA), date de début d’accueil des apprentis (si applicable), description des sites de formation si plusieurs.	Formulaire “immatriculation OF/CFA” ou “Fiche 14-1” selon académie / formulaire académique.	Rectorat / services académiques en charge de RAMSESE	Si dossier incomplet, retour possible, rallonge de délai
3. Remplir le formulaire de demande d’UAI	Utiliser le formulaire académique / formulaire général “formulaire d’immatriculation OF-CFA”. Peut être dématérialisé selon l’académie.	Le formulaire + pièces justificatives	Service du rectorat, direction académique compétente	Depuis le 2 mai 2025, certaines académies n’acceptent plus de formulaires papier ou mails non dématérialisés.
4. Transmission du dossier	En ligne, souvent via un portail du rectorat ou via un service numérique dédié. Assurez-vous que tous les documents soient à jour, avec la signature du responsable légal.	Dossier complet + formulaire rempli	Rectorat de l’académie où se situe l’organisme / CFA	Retours possibles, prévoir un suivi (mail + téléphone)
5. Traitement par le rectorat / RAMSESE	Instruction du dossier, vérification de conformité, consultation des services académiques.	—	Rectorat / service RAMSESE	Le délai peut varier d’une académie à l’autre (quelques semaines à quelques mois selon la charge et la complexité)
6. Réception du numéro UAI	Une fois l’UAI attribué, vous devrez l’utiliser dans tous les documents officiels (CERFA, contrats d’apprentissage, communications officielles).	—	—	Vérifiez que l’UAI figure bien dans le Référentiel UAI-SIRET, le Tableau de bord apprentissage, etc.

⚠️ IMPORTANT : les exigences et le nom exact des formulaires peuvent varier selon l’académie — vérifiez toujours la procédure et la liste de pièces sur le site du rectorat de votre académie.

Pièges fréquents à éviter

Envoyer un dossier incomplet : des pièces manquantes ou des données erronées pourraient causer des refus ou des délais plus longs.
Ne pas vérifier la forme de la demande (papier ou numérique) selon l’académie. Depuis certaines réformes, la numérisation est exigée.
Conflit UAI-SIRET : si le SIRET de votre structure est mal aligné avec un UAI déjà attribué, ou si plusieurs UAI existent pour le même SIRET, cela peut générer des difficultés dans les outils de suivi. L’exactitude du couple UAI/SIRET est fondamentale dans le Référentiel.
Confusion entre organisme “formateur”, “responsable” ou “responsable-formateur” : selon votre rôle, l’UAI à utiliser peut différer dans les outils comme le Tableau de bord.
Attente de l’UAI pour lancer des contrats d’apprentissage : ne pas anticiper cette étape retarde la capacité à signer et à enregistrer les contrats.

Astuces pratiques pour accélérer le traitement

Rassemblez un dossier complet avant d’envoyer : les omissions sont la cause la plus fréquente de délai à rallonge.
Indiquez clairement l’adresse exacte du lieu de formation : le rectorat attribue l’UAI en tenant compte du lieu / établissement.
Contactez le service académique par téléphone ou mail si l’instruction bloque : beaucoup d’académies publient un contact dédié pour les demandes UAI/CFA.

Suivi après obtention de l’UAI

Vérifiez que votre UAI figure bien dans le Référentiel UAI-SIRET (Onisep) pour votre organisme.
Assurez-vous qu’il est correctement affiché dans le Tableau de bord de l’apprentissage. Si nécessaire, utilisez le formulaire de mise à jour.
Utilisez le numéro UAI dans tous les contrats, formulaires CERFA, conventions, documents officiels liés à l’apprentissage ou à la formation.
Informez vos partenaires (OPCO, Région, financeurs, autorités académiques) de votre code UAI pour éviter tout blocage administratif.

Le Référentiel UAI-SIRET des OFA-CFA : un élément central

Il s’agit d’une base nationale administrée par l’Onisep qui recense tous les organismes de formation en apprentissage avec leur SIRET et leur UAI.

Objectifs de ce référentiel :

Fiabiliser l’association UAI-SIRET, afin d’éviter les erreurs de correspondance entre structures.
Permettre l’interopérabilité/données fiables pour les applications : Parcoursup, Affelnet, le Tableau de bord de l’apprentissage…
Assurer une identification unique (par UAI) dans le système éducatif / formation.

Si votre organisme de formation est déjà dans ce référentiel mais sans UAI, il faudra demander la mise à jour. Par exemple, si le code apparaît comme “inconnu” ou “non renseigné” dans le Tableau de bord de l’apprentissage, il existe une procédure de correction.

Quelques exemples concrets

L’académie d’Auvergne-Rhône-Alpes propose un formulaire d’aide à la demande pour les nouveaux CFA/OF-CFA, avec la transmission au service académique compétent.
En Occitanie, le site de la DREETS liste les coordonnées (numéro de téléphone, courriel) des services académiques par département pour les demandes UAI.

Conclusion

L’UAI n’est pas une formalité annexe, c’est une pièce centrale de la conformité administrative pour un organisme de formation ou un CFA souhaitant fonctionner pleinement dans le système de l’apprentissage français. Anticiper cette démarche, bien préparer le dossier, identifier le bon service académique, et suivre les référentiels officiels sont les clés pour éviter pertes de temps et blocages.

FAQ Numéro UAI – réponses d’expert

Faut-il déjà avoir signé des contrats d’apprentissage pour obtenir l’UAI ?
Non : l’UAI est demandé pour permettre ensuite l’enregistrement des contrats. Vous pouvez solliciter l’UAI dès que votre structure est juridiquement constituée et que vous avez la déclaration d’activité (et les pièces requises).

L’attribution de l’UAI signifie-t-elle une reconnaissance de l’État sur la qualité des formations ?
Non : l’attribution d’un code UAI est administrative (identification dans RAMSESE). Ce code n’implique pas une certification de qualité. Les obligations qualité (Qualiopi) sont traitées séparément.