Audit de surveillance Qualiopi : le guide pour conserver votre certification

Votre organisme de formation est certifié Qualiopi ? Félicitations, vous avez franchi avec succès la première étape. Mais ce n’est pas terminé : hors de question de relâcher vos efforts maintenant ! Car, plus qu’une simple certification, Qualiopi est un système de gestion de la qualité à maintenir sur le long terme. En effet, entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de Qualiopi, vous devrez vous soumettre à un audit de surveillance. L’objectif ? Vérifier que vous utilisez au quotidien les process qualité que vous avez présentés lors de l’audit initial. Mais alors, comment se déroule cet audit de suivi ? Comment s’y préparer et comment sécuriser sa certification Qualiopi ? InSyst vous dit tout dans cet article !

Sommaire

• Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?
• Quand et comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?
• Audit de surveillance Qualiopi : que contrôle l’auditeur ?
• L’audit de surveillance Qualiopi : un enjeu important pour les organismes de formation
• Préparation de l’audit de surveillance Qualiopi : étapes clés et bonnes pratiques
• Préparer l’audit de suivi Qualiopi : la checklist essentielle
• Audit de surveillance : que faire en cas de non-conformité ?
• InSyst vous accompagne dans la préparation de votre audit de surveillance
• Vos questions sur l’audit de surveillance Qualiopi

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Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?

Aussi appelé audit de suivi, l’audit de surveillance Qualiopi est une obligation réglementaire issue du Référentiel National Qualité (RNQ). Il s’agit d’un contrôle intermédiaire, situé entre l’audit initial et l’audit de renouvellement. Son rôle : s’assurer que votre organisme continue à appliquer les processus qualité de manière efficace et durable.

Contrairement à l’audit initial où l’on prêtait attention aux moyens mis en œuvre (et particulièrement pour les nouveaux entrants), l’audit de suivi vérifie cette fois les résultats obtenus par les moyens mis en œuvre. De ce fait, il porte sur les résultats concrets, les actions correctives que vous avez mis en place et leur impact réel sur vos pratiques pédagogiques et organisationnelles. En fait, l’audit de surveillance permet de vérifier que le fonctionnement de votre organisme répond toujours aux 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (ou moins selon votre activité). Et de cette manière, confirmer que vous êtes réellement inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Ainsi, audit après audit, vous prendrez l’habitude de planifier et d’exécuter vos actions, de vérifier les résultats et de corriger les éventuelles erreurs.

Quand et comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?

Cadre réglementaire pour planifier votre audit de suivi

L’audit de surveillance Qualiopi peut être réalisé sur site ou à distance. Selon les textes officiels, il doit être réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de votre certification. Il est donc impératif d’anticiper cette échéance pour organiser sereinement l’audit avec votre certificateur, rassembler les éléments de preuve, et éviter tout risque de suspension de la certification.

Quelle est la durée de l’audit de surveillance Qualiopi ?

La durée de l’audit de surveillance Qualiopi (ou audit de suivi) varie selon plusieurs critères, notamment : 

• la taille de l’organisme et son chiffre d’affaires ;
• le nombre de catégories d’actions proposées (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) ;
• le nombre de sites à auditer.

En règle générale, l’audit de surveillance Qualiopi est plus rapide que l’audit initial. En effet, dans la plupart des cas, une demi-journée suffit pour le réaliser. Cependant, la durée de cet audit de suivi peut être légèrement plus longue si vous proposez de la VAE, de l’apprentissage ou si vous exercez sur plusieurs sites.

NB : L’arrêté du 31 mai 2023 précise que pour les organismes nouvellement entrants, la durée de l’audit de surveillance sera prolongée d’une demi-journée supplémentaire. Cela permet à l’auditeur d’évaluer la mise en œuvre effective des processus présentés lors de l’audit initial.

Audit de surveillance Qualiopi : que contrôle l’auditeur ?

Même si l’audit de surveillance est en général plus court que l’audit initial, il ne doit pour autant pas être négligé. En effet, puisque l’audit de surveillance a pour but de vérifier que vous respectez toujours le référentiel Qualiopi, l’auditeur passera bien en revue l’ensemble des indicateurs du RNQ applicables selon son activité de formation. 

Concrètement, il sélectionne un échantillon représentatif de vos actions de formation. Il vous interroge sur leur déroulement, les résultats obtenus, et sur la manière dont vous appliquez les processus déclarés lors de votre audit initial.

Ainsi, votre auditeur vérifie que :

• le périmètre initialement certifié est toujours le même : actions de développement des compétences proposées, changement organisationnels éventuels au sein de l’organisme…
• vous respectez le bon usage de la charte Qualiopi, et notamment que vous associez la bonne catégorie d’action sur le logo Qualiopi (actions de formation, bilans de compétences, actions permettant de valider des acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage) ;
• vous avez entamé une démarche d’amélioration continue. Pour cela, il faudra, entre autres, démontrer que vous exploitez les enquêtes de satisfaction et que vous prenez en compte les appréciations recueillies.

Par ailleurs, il portera une attention particulière aux non-conformités relevées lors de l’audit initial et aux changements que vous aurez éventuellement déclarés (nouvelles méthodes pédagogiques, nouvelles formations, etc.). L’objectif étant de voir quels moyens ont été mis en place pour répondre aux non-conformités, et si les évolutions mises en place respectent également les standards Qualiopi.

🔎 Si des non-conformités mineures ou majeures avaient été détectées lors de votre premier audit, elles seront vérifiées en priorité. Si les non-conformités mineures n’ont pas été corrigées, elles peuvent être requalifiées en non-conformités majeures — ce qui peut mettre en péril votre certification.

💡 Ce qu’il faut retenir :

Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur passe en revue les 7 critères du référentiel Qualiopi, en mettant l’accent sur :

• le suivi qualité au quotidien ;
• la gestion des non-conformités ;
• la traçabilité des actions correctives ;
• la cohérence entre les moyens annoncés et les résultats obtenus.

L’audit de surveillance Qualiopi : un enjeu important pour les organismes de formation

Maintenir l’accès aux financements publics

Réussir votre audit de surveillance Qualiopi vous permet de maintenir votre certification qualité pour la fin du cycle de 3 ans. Ainsi, vous restez éligible aux financements publics comme le CPF ou les financements par OPCO. Un vrai plus pour attirer une clientèle qui souhaite avoir recours à ce type de prise en charge.

Améliorer votre crédibilité et votre image

Encore une fois, Qualiopi ne doit pas être envisagé comme une simple certification qualité, mais comme un engagement sur le long terme pour améliorer sans cesse votre fonctionnement. De ce fait, votre implication dans cette démarche qualité montre aussi à vos clients que vous êtes déterminé à proposer des parcours de formation qui répondent vraiment à leurs besoins. Vous améliorez donc par la même occasion l’image de votre organisme de formation auprès de vos futurs clients.

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Préparation de l’audit de surveillance Qualiopi : étapes clés et bonnes pratiques

Préparer l’audit de surveillance demande de prendre du recul sur vos pratiques et de répondre honnêtement aux questions suivantes :

• Les processus présentés lors de l’audit initial sont-ils toujours appliqués ?
• Sont-ils compris et utilisés par toutes les parties prenantes (formateurs, direction, support) ?
• Comment sont gérés les dysfonctionnements ?
• Les actions correctives sont-elles tracées, suivies, mesurées ?
• Vos pratiques sont-elles alignées avec les exigences du Référentiel National Qualité ?

Plus concrètement, voici les étapes à suivre pour vérifier vos processus. 

📢 Étape 1 : Communiquez sur la démarche qualité

L’objectif ici est de mettre toute votre équipe au courant, d’impliquer toutes les parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes. Ainsi, lorsqu’il y a un dysfonctionnement, vous devez le faire remonter et le corriger pour que chacun puisse prendre note des améliorations opérées.

🔁 Étape 2 : Mettez vos processus à jour

Parce que le secteur de la formation professionnelle est très évolutif, votre organisation risque également de changer. Une arrivée dans votre équipe, votre catalogue de formation évolue, un nouveau prestataire… Qu’importent les changements opérés, gardez en tête qu’ils doivent toujours respecter et surtout renforcer les pratiques Qualiopi.

📁 Étape 3 : Organisez votre système de documentation 

Pour préparer votre audit de surveillance au mieux, pensez à vérifier l’organisation de vos documents. La Gestion Électronique des Documents (GED) et l’archivage des différentes versions des documents vous permettront ainsi de démontrer l’adaptation de votre documentation en faveur de la démarche qualité.

📊 Étape 4 : Suivez vos actions correctives 

Pour faciliter votre organisation, il est vivement recommandé de mettre en place un tableau de suivi et d’avancement des actions correctives. Élément central dans votre démarche qualité, ce tableau permet de mettre le doigt sur les dysfonctionnements, de trouver des solutions et de vérifier leurs impacts sur l’organisme de formation. Soyez stratégique et préparez un tableau organisé permettant de systématiquement remonter les dysfonctionnements, à une fréquence déterminée. Attribuez la gestion de ce tableau à un membre de votre équipe pour qu’il soit toujours à jour.

📚 Étape 5 : Formez vos équipes 

Pour répondre à l’indicateur 22 sur la montée en compétences des collaborateurs, pensez à former vos équipes à la démarche qualité. Pour cela, activez leur plan de développement de compétences. OPCO, FAF… Plusieurs modalités de financement existent selon votre statut.

🕵️ Étape 6 : Restez informé et proactif

Que ce soit dans le cadre juridique ou pédagogique, pensez à réaliser des veilles régulièrement pour vous mettre au courant des différentes évolutions du secteur. Webinaires, articles, réunions d’informations… tous les moyens sont bons pour s’informer.

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Préparer l’audit de suivi Qualiopi : la checklist essentielle

Audit de surveillance : que faire en cas de non-conformité ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’audit de surveillance n’est pas une sanction. En cas de non-conformité, les règles sont les mêmes que lors de l’audit initial :

• pour les non-conformités mineures : un plan d’action doit être mis en place dans un délai de 6 mois ;
• pour les non-conformités majeures : elles doivent être résolues dans les 3 mois.

Si les mesures correctives mises en place ne sont pas concluantes, la certification Qualiopi peut être suspendue ou retirée.

InSyst vous accompagne dans la préparation de votre audit de surveillance

Parce qu’il n’est pas toujours évident de se préparer seul à l’audit de surveillance Qualiopi, InSyst vous propose un accompagnement sur mesure : audit blanc, conseils personnalisés, partage de bonnes pratiques… Mettez toutes les chances de votre côté pour garantir la continuité de votre certification Qualiopi et préparer votre audit de suivi en toute sérénité.

Vos questions sur l’audit de surveillance Qualiopi

Quand doit se dérouler l’audit de surveillance Qualiopi ?

Selon les textes officiels, l’audit de suivi Qualiopi doit avoir lieu entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de votre certification.

Comment réussir son audit de surveillance Qualiopi ?

Pour réussir votre audit de surveillance Qualiopi, il est essentiel de : 

• vérifier les mises à jour du RNQ ;
• préparer et classer vos documents ;
• suivre vos actions correctives ;
• organiser un audit blanc ;
• former vos équipes.

Que se passe-t-il si une non-conformité est soulevée par l’auditeur ?

En cas de non-conformité, vous devez présenter un plan d’action pour la résoudre, sous 3 mois pour une non-conformité majeure, et sous 6 mois pour une non-conformité mineure.

Peut-on faire un audit de surveillance à distance ?

Oui, il est possible de faire l’audit de surveillance Qualiopi à distance. Les conditions sont à définir avec votre certificateur.

L’audit de surveillance Qualiopi est-il obligatoire ?

Oui, l’audit de suivi est obligatoire et fait partie du cycle de la certification Qualiopi. Ne pas valider votre audit de surveillance vous expose à une suspension ou une perte de la certification et donc de vos accès aux financements publics.

Comment se passe l’audit de suivi pour les “nouveaux entrants” ?

Si vous avez passé votre audit initial en tant que nouvel entrant, la durée de votre audit de surveillance durera une demi-journée de plus. Le temps pour l’auditeur d’analyser en profondeur tous les indicateurs applicables du RNQ (arrêté du 31 mai 2023).