Prestation d’externalisation de la gestion administrative des formations

Et si vous pouviez vous libérer de la charge administrative tout en garantissant la conformité de vos formations ?
InSyst vous propose une solution d’externalisation rigoureuse, personnalisée et sans engagement contraignant, pensée pour les organismes de formation qui veulent se recentrer sur leur cœur de métier : la pédagogie.

De la planification à la facturation en passant par le suivi OPCO, nous prenons en charge toutes les étapes administratives de vos sessions, en nous adaptant à vos outils (CRM ou non), à votre organisation, et à vos exigences Qualiopi.

Résultat : des sessions fluides, une conformité renforcée, une image professionnelle auprès de vos clients et financeurs… sans la charge mentale ni les erreurs qui vous ralentissent.

Marre de perdre du temps avec l’administratif ?

Contactez-nous pour confier vos sessions à une équipe experte, réactive et autonome.

Quels sont les objectifs de l'externalisation de gestion pour un OF ?

Permettre à l’organisme de formation de :

Déléguer sa gestion administrative de manière sécurisée et professionnelle ;
Optimiser la relation avec les financeurs (OPCO, CPF, etc.) ;
Fiabiliser ses process et ses livrables pour répondre aux exigences réglementaires et à Qualiopi ;
Fluidifier la logistique des sessions;
Structurer durablement ses pratiques de gestion.

Quels sont les points forts de l'externalisation administrative d'InSyst ?

InSyst vous propose une externalisation rigoureuse et personnalisée de la gestion administrative de vos formations, alliant maîtrise des outils du secteur, conformité réglementaire (OPCO, Qualiopi…), et fluidité de collaboration grâce à des process clairs, un référent dédié et une facturation souple, sans engagement contraignant.

Contenu détaillé de la prestation

Dans le cadre du forfait par session, InSyst intervient dès la planification confirmée de la session jusqu’à la finalisation administrative complète : vérification des documents, coordination logistique, suivi des inscriptions, facturation, et gestion du dépôt OPCO (si applicable).

Cette prestation couvre l’ensemble des tâches administratives standard pour une session jusqu’à 10 stagiaires, sans accompagnement individuel des participants ni structuration de vos protocoles internes (en option).

Forfait par session – Jusqu’à 10 stagiaires*

Comprend :

Réunion de cadrage avant session (1h visio)
Vérification et/ou édition des documents (conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations…)
Suivi des inscriptions, relances, transmissions aux stagiaires
Coordination logistique (gestion des salles, des intervenants..)
Facturation (clients , OPCO, Chorus)
Suivi des dossiers OPCO

Supplément :
Au-delà de 10 stagiaires, tarification par tranche e 5 participants. Tarif base +150 € HT. (Passage à la tranche supérieure à partir de 3 candidats supplémentaires)
*Tolérance ponctuelle de ±2 stagiaires sans surcoût

Option A – Accompagnement individuel des stagiaires pour plan de financement*

Comprend :

*Tolérance ponctuelle de ±2 stagiaires sans surcoût.
(Passage à la tranche supérieure à partir de 3 candidats supplémentaires)

Option B – Mise en place de protocoles de gestion administrative

Objectif : poser une base de gestion administrative structurée, transférable à votre équipe ou intégrable dans votre CRM.

Contenu :

Checklist de démarrage de session
Modèles de mails types
Fichier de suivi des sessions
Guide de centralisation des éléments clés (factures, justificatifs, émargement…)
Process de relance OPCO
Intégration dans le CRM, si applicable

*Tolérance ponctuelle de ±2 stagiaires sans surcoût.
(Passage à la tranche supérieure à partir de 3 candidats supplémentaires)

Option C – Élaboration des plannings de formation

Intervention : 2 fois/an maximum

Objectif : vous aider à concevoir un planning semestriel équilibré (rythme, lieux, formats, disponibilité formateurs)

Tarif : 390 € HT (TVA 20%)/ intervention

A qui est destiné l'externalisation de la gestion administrative d'un OF ?

Organismes de formation (OF) souhaitant déléguer leur gestion administrative, de la planification au suivi des
financements.
OF nouvellement créés ou en structuration, souhaitant poser une base fiable.
OF sans ressource administrative dédiée ou souhaitant se recentrer sur la pédagogie.
OF déjà équipés d’un CRM ou non équipés.

Quels sont les pré-requis pour cette prestation ?

Pour garantir l’efficacité et la fluidité de notre intervention, les conditions suivantes doivent être réunies :

Statut d’organisme de formation enregistré, avec un catalogue de formations actif.
Accès complet et simplifié pour InSyst aux éléments nécessaires à la gestion administrative :
- Documents de formation (programme, CV formateur, grilles d’évaluation, etc.),
- Modèles personnalisés éventuels (conventions, convocations…),
- Accès au CRM de gestion (Dendreo ou autre) avec droits suffisants (lecture/édition/export).
Un référent interne identifié, disponible et réactif, chargé :
- de faire le lien entre les équipes,
- de transmettre les informations et documents manquants,
- de valider les documents à émettre si besoin.
Définition claire du calendrier des sessions, transmise à l’avance.
Engagement du client à respecter les délais de transmission des informations clés, notamment pour les
dossiers de financement OPCO.
En cas d’absence de CRM, le client devra mettre à disposition un espace partagé (type Drive, Dropbox ou autre
outil collaboratif) structuré et accessible pour l’échange de documents.
Une réunion de cadrage en visio (1 h à 1 h 30) est systématiquement prévue au démarrage de la prestation afin
de :
- sécuriser la transmission initiale des informations,
- valider les modalités de collaboration,
- répartir les rôles entre InSyst et l’OF,
- organiser les accès et outils de travail.

Quelles sont les modalités de l'externalisation administrative d'InSyst ?

Pas d’engagement de durée :
- InSyst s’engage à accompagner l’organisme sur la base du nombre de session réellement réalisés. Aucune durée minimale de prestation n’est imposée. Un point de revue est proposé tous les trois mois pour adapter le dispositif si nécessaire
Accompagnement 100% à distance
Une réunion de cadrage initial en visio est systématiquement prévue au démarrage de la prestation afin de :
- sécuriser la transmission initiale des informations,
- valider les modalités de collaboration,
- répartir les rôles entre InSyst et l’OF,
- organiser les accès et outils de travail
Réunions de cadrage avant chaque session (si nécessaire)
Utilisation d’outils collaboratifs : Drive, CRM, tableau de bord partagé
Facturation mensuelle (ajustable en fonction du volume réel le mois suivant)

Tarifs

À partir de 1 490 € HT* (TVA 20%) pour une prestation standard (formation d’1 à 2 jours sur une thématique simple)

*Tarification ajustable selon la complexité du sujet, la durée souhaitée, et le niveau de personnalisation

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