Qualiopi – Comment préparer votre audit de surveillance ?

Votre organisme de formation est certifié Qualiopi ? Félicitations, vous avez franchi avec succès la première étape ! Mais ce n’est pas terminé : hors de question de se reposer sur ses lauriers. Plus qu’une simple certification, Qualiopi est un système de gestion de la qualité à maintenir sur le long terme. Et cela passe notamment par l’audit initial et de surveillance Qualiopi, une étape cruciale à ne pas négliger.

Concrètement, qu’est-ce qu’un audit Qualiopi ?

Il s’agit d’une prestation d’évaluation objective réalisée par un auditeur agréé. L’audit Qualiopi permet d’analyser les éléments, les faits et les preuves établies d’un organisme de formation. L’objectif est de s’assurer que le processus en place chez l’audité est conforme aux exigences du référentiel national qualité. L’audit se base uniquement sur les documents présentés, les entretiens et les observations le jour de l’examen. L’auditeur procède à un échantillonnage suffisamment représentatif de ces éléments pour établir un rapport qui sera transmis à l’organisme certificateur. Par la suite, un comité de décision statuera sur l’obtention de la certification Qualiopi ou non.

Certification Qualiopi : audit initial et audit de surveillance

Pour obtenir sa certification Qualiopi, vous devez réaliser deux audits. Le premier se nomme “l’audit initial” et détermine l’obtention ou non de la certification. Depuis juillet 2020, l’audit initial Qualiopi peut être réalisé à distance. Dès 2022, cet audit aura lieu sur site, en présentiel. Le second, appelé “audit de surveillance” vérifie la continuité du travail de qualité accompli lors de l’examen initial.

Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?

Aussi appelé audit de suivi, l’audit de surveillance Qualiopi est une obligation réglementaire issue du Référentiel National Qualité (RNQ). Il s’agit d’un contrôle intermédiaire, situé entre l’audit initial et l’audit de renouvellement, et vise à s’assurer que votre organisme continue à appliquer les processus qualité de manière efficace et durable.

L’objectif de l’audit de surveillance Qualiopi est de confirmer que vous améliorez continuellement vos pratiques et que vous respectez toujours les 7 critères et 32 indicateurs du RNQ.

Contrairement à l’audit initial, qui s’intéresse surtout aux moyens mis en œuvre, l’audit de suivi porte davantage sur les résultats concrets, les actions correctives entreprises, et l’impact réel sur vos pratiques pédagogiques et organisationnelles.

Quand se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?

Selon les textes officiels, l’audit de surveillance Qualiopi doit être réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de votre certification. Pour les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021, un délai exceptionnel est accordé (entre le 14e et le 28e mois), en raison du contexte lié à la crise sanitaire.

Il est donc impératif d’anticiper cette échéance pour organiser sereinement l’audit avec votre certificateur, rassembler les éléments de preuve, et éviter tout risque de non-renouvellement.

Quelle est la durée de l’audit Qualiopi pour la surveillance ?

La durée de l’audit Qualiopi pour la surveillance varie selon plusieurs critères : taille de l’organisme, nombre de catégories d’actions (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage), chiffre d’affaires, nombre de sites…

En règle générale, l’audit de surveillance Qualiopi dure une demi-journée.
Cependant, la durée de l’audit Qualiopi peut être légèrement plus longue si vous proposez de la VAE, de l’apprentissage ou si vous exercez sur plusieurs sites.

Anticiper la durée de l’audit Qualiopi est essentiel pour planifier vos équipes et regrouper les documents nécessaires.

Comment se passe l’audit de suivi Qualiopi ?

Lors de l’audit de surveillance Qualiopi, l’auditeur sélectionne un échantillon représentatif de vos actions de formation. Il vous interroge sur leur déroulement, les résultats obtenus, et sur la manière dont vous appliquez les processus déclarés lors de votre audit initial.

L’accent est mis sur :

• Le suivi qualité au quotidien
• La gestion des non-conformités
• La traçabilité des actions correctives
• La cohérence entre les moyens annoncés et les résultats obtenus

🔎 Si des non-conformités mineures avaient été détectées lors de votre premier audit, elles seront vérifiées en priorité. Si elles n’ont pas été corrigées, elles peuvent être requalifiées en non-conformités majeures — ce qui peut mettre en péril votre certification.

Comment se préparer à l’audit de suivi Qualiopi ?

Préparer l’audit de surveillance demande de prendre du recul sur vos pratiques et de répondre honnêtement aux questions suivantes :

• Les processus présentés lors de l’audit initial sont-ils toujours appliqués ?
• Sont-ils compris et utilisés par toutes les parties prenantes (formateurs, direction, support) ?
• Comment sont gérés les dysfonctionnements ?
• Les actions correctives sont-elles tracées, suivies, mesurées ?
• Vos pratiques sont-elles alignées avec les exigences du Référentiel National Qualité ?

Plus concrètement, vous devez commencer à vérifier vos processus en plusieurs étapes : 

• Communiquer sur la démarche qualité : L’objectif ici est de mettre toute votre équipe au courant, d’impliquer toutes les parties qu’elles soient internes ou externes. Ainsi, lorsqu’il y a un dysfonctionnement, vous devez le faire remonter et le corriger pour que chacun puisse prendre note des améliorations opérées.
  
• Perpétuelle évolution de votre activité de formation : Parce que le secteur de la formation professionnelle est très évolutif, votre organisation risque également de changer. Une arrivée dans votre équipe, votre catalogue de formation évolue, un nouveau prestataire… Qu’importent les changements opérés, gardez en tête qu’ils doivent toujours respecter et surtout renforcer les pratiques Qualiopi.

• Surveiller son système de documentation : Pour préparer votre audit de surveillance au mieux, pensez à vérifier l’organisation de vos documents. La Gestion Electronique des Documents (GED) et l’archivage des différentes versions des documents vous permettront ainsi de démontrer l’adaptation de votre documentation en faveur de la démarche Qualité.
  
• Vision d’ensemble des actions correctives : Pour faciliter votre organisation, il est vivement recommandé de mettre en place un tableau de suivi et d’avancement des actions correctives. Élément central dans votre démarche Qualité, ce tableau permet de mettre le doigt sur les dysfonctionnements, de trouver des solutions, de mettre en place les solutions et de vérifier leurs impacts sur l’organisme de formation. Soyez stratégique et préparez un tableau organisé permettant de systématiquement remonter les dysfonctionnements, à une fréquence déterminée. Attribuez la gestion de ce tableau à un membre de votre équipe pour qu’il soit toujours à jour.
  
• Former ses équipes : Pour répondre à l’indicateur 22 sur la montée en compétences des collaborateurs, pensez à former vos équipes à la démarche qualité. Pour cela, activez leur plan de développement de compétences. OPCO, FAF… plusieurs modalités de financement existent selon votre statut.
  
• Toujours être à l’affût : Que ce soit dans le cadre juridique ou pédagogique, pensez à réaliser des veilles régulièrement pour vous mettre au courant des différentes évolutions du secteur. Webinaires, articles, réunions d’informations… tous les moyens sont bons pour s’informer.

Le Jour-J de l’audit Qualiopi

Vous avez la possibilité de réaliser l’audit sur site ou à distance.

1. Réunion d’ouverture

Cette première phase permet de poser les bases de votre audit. L’auditeur se présente, et donne la parole aux audités pour présenter leurs activités. Il prend ensuite le temps de rappeler le contexte de l’évaluation, les enjeux, les différents délais à respecter… L’auditeur va créer un climat de confiance tout en démontrant la valeur ajoutée de l’audit en toute objectivité, transparence et indépendance. 

2. L’évaluation des indicateurs

L’auditeur procède ensuite à l’évaluation de la conformité de vos processus par rapport aux exigences du référentiel national qualité. L’objectif est de répondre, pour chaque indicateur, au niveau attendu. Au travers de sa grille d’audit, il va poser des questions généralistes et évaluer votre réponse. Environ 5 jours après, vous recevrez le rapport d’audit. Vous y trouverez l’ensemble des indicateurs conformes et non-conformes avec des explications claires et factuelles pour une compréhension simplifiée.

3. La réunion de clôture

A la fin de l’évaluation, l’auditeur synthétise les différents éléments rédigés dans sa grille d’audit. Il prépare la dernière étape, à savoir la réunion de clôture. Cette réunion a pour objectif de présenter les constatations et les conclusions de l’audit. On va y retrouver les indicateurs conformes et non-conformes ainsi que les délais à respecter dans le cadre du traitement des non-conformités.

Après l’examen Qualiopi

Traitement des non-conformités éventuelles

Dans le cas où des non-conformités sont émises par l’auditeur, vous devez proposer un plan d’action et des actions correctives permettant de contrer ces non-conformités. Puis, vous devrez transmettre les éléments de preuve à votre auditeur. Attention à bien respecter les délais fixés par la réglementation, à savoir 3 mois pour les non-conformités majeures et 6 mois pour les mineures. En cas de non-respect des délais de réponse, l’audit initial serait à repasser.

Nos conseils pratiques pour un audit réussi

✅ Impliquer toutes les parties prenantes

Communiquez clairement sur la démarche qualité auprès de votre équipe. La cohérence collective est la clé de la réussite de votre audit de surveillance Qualiopi.

🔁 Mettre à jour vos processus

Votre organisme évolue : nouvelles formations, partenariats, embauches… Assurez-vous que toutes les évolutions respectent la logique Qualiopi, et sont documentées.

📁 Organiser votre système documentaire

Votre système documentaire doit être clair, structuré et facilement accessible. Une bonne Gestion Électronique des Documents (GED) facilite la démonstration de votre conformité.

📊 Suivre les actions correctives

Utilisez un tableau de suivi dédié, régulièrement mis à jour. Ce tableau vous aide à identifier les écarts, à lancer des actions correctives et à en mesurer les effets.

📚 Former vos équipes

L’indicateur 22 du RNQ impose une montée en compétences des collaborateurs. Activez votre plan de développement des compétences et formez vos équipes à la démarche qualité.

🕵️ Faire une veille active

L’environnement réglementaire et pédagogique évolue sans cesse. Webinaires, newsletters, articles spécialisés : assurez une veille régulière pour rester à jour.

N’hésitez pas à solliciter une personne extérieure à votre organisme de formation pour avoir un regard nouveau sur vos pratiques. Faites appel à des experts Qualiopi pour, par exemple, réaliser un audit blanc avant celui de suivi. A ce titre, Insyst vous accompagne dans la préparation de votre certification Qualiopi.

Besoin d’aide pour préparer votre audit ?

Insyst vous accompagne dans la préparation de votre audit de surveillance Qualiopi : audit blanc, accompagnement personnalisé, conseils pratiques… Mettez toutes les chances de votre côté pour garantir la continuité de votre certification.