Comment rester conforme aux normes réglementaires dans la formation professionnelle ?

Tout le monde le sait, le secteur de la formation professionnelle est particulièrement encadré. Et pour cause, les nombreuses normes ont pour but de garantir la qualité des programmes et la reconnaissance des certifications. Vous l’aurez compris, rester conforme aux normes réglementaires est essentiel pour assurer la légalité de vos actions de formation. En tant qu’organisme de formation, il est important d’adopter de bonnes pratiques pour éviter les risques juridiques et garantir la satisfaction de vos clients. Dans cet article, découvrez les principales normes réglementaires du secteur et des conseils pratiques pour rester en conformité.

Normes réglementaires dans la formation professionnelle

1. Connaître les réglementations en vigueur

Avant tout, assurez-vous que votre organisme de formation est certifié et agréé par les autorités compétentes. Et pour cause, les certifications garantissent que vos programmes répondent aux normes établies et sont reconnus par l’industrie. 

En France, la formation professionnelle est régie par plusieurs lois et décrets. Notamment la Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Cette loi a introduit plusieurs changements majeurs dans le paysage de la formation professionnelle avec notamment :

• La création du Compte Personnel de Formation (CPF),
• Ke renforcement des obligations en matière de qualité des formations. 

Les organismes de formation doivent également se conformer aux exigences du Référentiel National Qualité pour prouver la qualité de leurs actions de formation. Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est une obligation légale que l’ensemble des prestataires de la formation doivent respecter. Autrement dit, tous les organismes de formation réalisant des actions de formation pour le développement des compétences doivent être certifiés pour continuer de bénéficier des fonds publics ou mutualisés. 

De plus, certains secteurs, tels que la santé, la sécurité ou la finance, peuvent avoir leurs propres réglementations en matière de formation professionnelle. Il est crucial de se tenir informé des exigences spécifiques à votre secteur d’activité et de vous assurer que vos programmes de formation les respectent.

2. Respect des normes pédagogiques

Les normes pédagogiques définissent les attentes en matière de qualité de l’enseignement et des méthodes pédagogiques. Assurez-vous que vos formateurs respectent ces normes. Mais aussi que vos programmes intègrent des pratiques d’enseignement alignées sur les meilleures pratiques pédagogiques du marché.

3. Accessibilité et égalité des chances

Pour cela, assurez-vous que vos programmes de formation et établissements soient accessibles à tous, indépendamment du handicap. Dans le même esprit, pensez à vérifier que des mesures soient mises en place pour garantir l’égalité des chances pour tous vos apprenants.

4. Confidentialité des données

La confidentialité des données est un aspect important de la conformité réglementaire. Assurez-vous de respecter les lois sur la protection des données (RGPD). Cela peut passer par le fait de sécuriser les informations personnelles de vos apprenants, ou encore mettre en place des protocoles de gestion appropriés.

5. Durée et contenu des programmes de formation

Respectez les normes concernant la durée et le contenu des programmes de formation. Les programmes doivent couvrir les sujets de manière exhaustive, conformément aux exigences réglementaires. De plus, certaines jurisprudences ont estimé qu’une action de formation doit à minima durée 3h30, soit une demi-journée pour garantir la meilleure compréhension possible.

Quelques conseils pratiques pour rester conforme

• Veille régulière sur les changements législatifs : Restez informés des changements qui peuvent apparaître dans votre secteur d’activité. La veille régulière vous permettra d’ajuster vos programmes en fonction des nouvelles normes et exigences pour rester compétitif à tous les coups. Nous vous conseillons d’assigner une personne ou une équipe chargée de surveiller ces changements. Abonnez-vous à des newsletters spécialisées, participez à des conférences et des webinaires sur le sujet, et consultez régulièrement les sites officiels pour rester à jour. InSyst se tient d’ailleurs à vos côtés pour vous tenir informés des évolutions majeures du secteur.

• Développement continu des formateurs : Assurez-vous que vos formateurs sont informés des normes réglementaires en évolution. Organisez des sessions de développement professionnel pour les tenir au courant des dernières réglementations et des meilleures pratiques du secteur. Fournissez-leur également les ressources nécessaires pour rester à jour dans leur domaine d’expertise.

• Mise en place d’un système de gestion documentaire : Établissez un système de gestion documentaire infaillible pour stocker et organiser tous les documents liés à la conformité. Cela facilitera les audits internes et externes et démontrera votre engagement envers le respect des normes. Tenez des registres détaillés de vos activités de formation, y compris les programmes dispensés, les participants, les formateurs et les évaluations de la qualité.
  
• Mettre en place des processus internes de conformité : Nommez une personne responsable de la conformité au sein de votre organisme de formation. Cette personne devrait être chargée de surveiller les changements réglementaires, de mettre en œuvre les politiques et procédures nécessaires et de coordonner les efforts de conformité. De plus, assurez-vous que le personnel administratif est formé sur les procédures et les protocoles liés à la conformité. Ils jouent un rôle clé dans la gestion des documents, la collecte des données et la communication des informations aux parties prenantes. Offrez des sessions de formation régulières pour maintenir leur expertise à jour et les sensibiliser aux enjeux de conformité.

• Évaluation régulière de la conformité :  Effectuez régulièrement des évaluations internes de la qualité de vos programmes de formation. Cela peut inclure des évaluations des formateurs, des matériaux pédagogiques, des méthodes d’enseignement et des résultats des apprenants. Ainsi, vous pourrez identifier les écarts éventuels et prendre des mesures correctives pour vous assurer que vos programmes de formation restent en conformité avec les normes établies. C’est d’ailleurs le rôle des audits de surveillance et de renouvellement Qualiopi. Recueillez les retours des participants et des clients, et utilisez ces informations pour apporter des améliorations continues à vos offres de formation.

• Impliquer les parties prenantes : Impliquez les parties prenantes, y compris les apprenants, les formateurs et les organismes de réglementation, dans le processus d’évaluation de la conformité. Leur participation active contribuera à identifier des domaines d’amélioration potentiels et apporter des ajustements à vos programmes de formation en conséquence.

• Engager un expert en conformité : Si nécessaire, engagez un expert en conformité pour vous aider à comprendre et à respecter les normes réglementaires. C’est dans un tel contexte qu’InSyst peut vous fournir des conseils spécialisés et vous aider à élaborer des plans d’action adaptés.

Rester conforme aux normes réglementaires dans le secteur de la formation professionnelle en France est un défi constant, mais c’est essentiel pour garantir la qualité et la régularité de vos programmes de formation. En comprenant les réglementations en vigueur, en mettant en place des processus de conformité robustes et en formant votre personnel, vous pouvez vous assurer que votre organisme de formation reste en conformité et continue à fournir des programmes de haute qualité à vos clients. Bien plus que l’obtention de Qualiopi, InSyst s’engage à vos côtés pour vous aider à naviguer avec succès dans le paysage réglementaire en constante évolution et à offrir des actions de formation qui répondent aux normes de l’industrie.