Renouvellement Qualiopi : le guide complet pour réussir votre audit

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue un incontournable pour les organismes de formation qui souhaitent accéder aux financements publics par le CPF, France Travail ou les OPCO. Cependant, obtenir cette certification n’est que le début d’un processus qui s’inscrit dans la durée. Après l’audit initial et l’audit de surveillance, l’audit de renouvellement Qualiopi marque la fin du cycle de certification de 3 ans et le début d’un nouveau. Mais alors, en quoi consiste cet audit de renouvellement ? Comment bien le préparer ? Quels sont les délais et les coûts à prévoir ? Dans ce guide, nous explorons en détails tout ce que vous devez savoir sur l’audit de renouvellement Qualiopi et, surtout, les meilleures pratiques pour le réussir.

Sommaire

• Qu’est-ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?
• Le cycle Qualiopi : différence entre les 3 audits
• Quand planifier votre audit de renouvellement Qualiopi ?
• Comment se déroule l’audit de renouvellement ?
• Quel coût prévoir pour votre audit de renouvellement Qualiopi ?
• Comment préparer efficacement son audit de renouvellement ?
• Changer de certificateur pour l’audit de renouvellement Qualiopi : une option à considérer !
• Et après l’audit de renouvellement, que se passe-t-il ?
• InSyst : votre partenaire pour renouveler votre certification Qualiopi
• Vos questions sur l’audit de renouvellement Qualiopi

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Qu’est-ce que l’audit de renouvellement Qualiopi ?

L’audit de renouvellement Qualiopi est une étape importante pour tout organisme de formation certifié Qualiopi. En effet, cet audit est essentiel pour assurer la continuité de la certification, permettant ainsi à l’organisme de formation de la prolonger pour 3 années supplémentaires.

L’audit de renouvellement intervient au plus tard entre le 22ᵉ et le 23ᵉ mois après l’audit initial, juste avant la fin du cycle de 3 ans de certification. Nous vous recommandons néanmoins de planifier votre audit de renouvellement 4 à 5 mois avant la date d’échéance de votre certification. Ainsi, en cas d’éventuels écarts (non-conformités), vous aurez une marge de manœuvre confortable pour les traiter. 

L’objectif de cet audit de renouvellement est double : 

• vérifier que l’organisme continue de respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ)  et qu’il a su maintenir ses bonnes pratiques tout au long de la période de certification ;
• s’assurer que l’organisme de formation a également su évoluer et ainsi démontrer sa capacité d’amélioration continue.

Le cycle Qualiopi : différence entre les 3 audits

Pour bien comprendre l’audit de renouvellement Qualiopi, il est important de le situer par rapport aux deux autres types d’audits du cycle de certification : l’audit initial et l’audit de surveillance.

• L’audit initial : cet audit est réalisé lors de la première demande de certification. Il s’agit d’un examen approfondi de l’ensemble des processus de l’organisme de formation, pour vérifier leur conformité avec le RNQ (Référentiel National Qualité).
• L’audit de surveillance : celui-ci intervient environ 18 mois après l’audit initial. Il est généralement plus léger, et vise à s’assurer que l’organisme a maintenu ses bonnes pratiques depuis l’obtention de la certification, sans repasser en revue l’intégralité des critères.
• L’audit de renouvellement Qualiopi : cet audit, bien que similaire à l’audit initial en termes de portée, a pour but de valider que l’organisme a su maintenir et améliorer ses pratiques sur le long terme. Contrairement à l’audit de surveillance, il passe en revue l’ensemble des indicateurs applicables du RNQ, exactement comme lors de l’audit initial.

💡 Le renouvellement Qualiopi n’est pas une simple formalité administrative : il s’agit d’un véritable bilan qualité de votre organisme.

Quand planifier votre audit de renouvellement Qualiopi ?

La planification de l’audit de renouvellement Qualiopi est une étape stratégique. Selon la réglementation, cet audit doit être réalisé avant l’expiration du certificat actuel. Cependant, en cas de détection de non-conformités majeures, l’organisme dispose de 3 mois pour les corriger. Le certificateur, quant à lui, a ensuite un mois pour valider les corrections et confirmer le renouvellement de la certification. Attention donc à anticiper ces délais en fonction de la date de fin de validité de votre certificat Qualiopi.

Pour éviter tout stress inutile et garantir le bon déroulement du processus, nous vous recommandons fortement de planifier l’audit de renouvellement Qualiopi au moins 4 à 5 mois avant l’expiration de votre certificat. Cela vous laisse suffisamment de temps pour traiter d’éventuels écarts et lever les non-conformités avant la date limite.

Anticiper son audit, c’est aussi sécuriser son renouvellement Qualiopi dans les délais réglementaires, sans interruption de certification.

Comment se déroule l’audit de renouvellement ? 

Modalités de l’audit

Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, tous les audits de renouvellement doivent impérativement se dérouler sur site, dans les locaux de l’organisme de formation. Cela signifie que même si vous réalisez vos formations à distance ou si vous ne disposez pas de locaux fixes, vous devrez convenir d’un lieu de rendez-vous avec l’auditeur. Par exemple à votre domicile ou dans un espace de travail temporaire.

Durée de l’audit de renouvellement Qualiopi

La durée de l’audit de renouvellement Qualiopi est équivalente à celle de l’audit initial. Comme pour ce premier audit, elle dépend de plusieurs facteurs :

• Le chiffre d’affaires généré par l’organisme : plus votre organisme est grand et génère de revenus, plus l’audit est susceptible de durer longtemps.
• Le nombre de catégories d’actions de formation : si votre organisme propose plusieurs types de formations (par exemple, formations en présentiel, à distance, en situation de travail…), chacune de ces catégories sera auditée, ce qui peut allonger la durée de l’audit.
• Le nombre de sites à auditer : si votre organisme opère sur plusieurs sites, l’audit devra couvrir l’ensemble de ces sites, augmentant ainsi la durée totale.

Si vous préparez votre renouvellement Qualiopi, gardez en tête que plus votre activité est diversifiée, plus la préparation devra être rigoureuse.

Quel coût prévoir pour votre audit de renouvellement Qualiopi ? 

Comme pour l’audit initial et l’audit de surveillance, le coût du renouvellement de votre certification Qualiopi dépendra de la taille de votre organisme (chiffre d’affaires), du nombre de sites à auditer et des catégories d’actions à certifier. 

Même s’ils sont plutôt homogènes, les tarifs peuvent aussi varier selon le certificateur choisi. En général, le coût de l’audit de renouvellement se situe entre 1 000 € et 3 000 € en fonction des critères évoqués ci-dessus.

Comment préparer efficacement son audit de renouvellement ?

La clé du succès pour l’audit de renouvellement Qualiopi réside dans une préparation minutieuse et anticipée. Voici quelques étapes à suivre pour vous assurer que votre organisme est prêt le jour J.

Étape 1 : Revoyez vos processus et documentations

Assurez-vous que toutes les procédures internes sont conformes aux exigences du RNQ. Vérifiez également que la documentation est complète, à jour et bien organisée. Les preuves de votre démarche d’amélioration continue doivent être prêtes à être présentées à l’auditeur.

Étape 2 : Réalisez un audit blanc 

Cet exercice est fortement recommandé pour identifier les faiblesses potentielles avant l’audit officiel. Un audit blanc du renouvellement Qualiopi permet de simuler les conditions réelles de l’audit de renouvellement, en passant en revue tous les critères du RNQ. Cela vous aidera à corriger les points faibles avant le passage de l’auditeur.

Étape 3 : Organisez les éléments de preuve 

La gestion des preuves est une composante essentielle de l’audit. Utilisez un système de gestion documentaire, tel que Google Drive ou Excel, pour classer vos éléments de preuve par indicateur. Cette organisation non seulement facilite le travail de l’auditeur, mais vous permet aussi de répondre rapidement et efficacement à ses demandes.

Étape 4 : Anticipez et déclarez les changements majeurs

Si vous avez apporté des modifications importantes à votre organisme (par exemple, de nouveaux locaux, de nouvelles formations, ou le recours à la sous-traitance), assurez-vous que ces changements sont bien documentés et conformes au RNQ. L’auditeur vérifiera que ces évolutions respectent les critères de qualité.

🧩 Le renouvellement Qualiopi est l’occasion de valoriser vos efforts continus. Une bonne préparation vous permet de transformer cette étape en levier de reconnaissance de votre professionnalisme.

Changer de certificateur pour l’audit de renouvellement Qualiopi : une option à considérer !

Il est important de noter que l’audit de renouvellement Qualiopi peut être réalisé avec un autre certificateur que celui qui a réalisé l’audit initial et l’audit de surveillance. Cette possibilité offre aux organismes de formation l’opportunité de comparer les offres et les conditions proposées par différents certificateurs, ce qui peut être avantageux en termes de coût ou de services supplémentaires offerts.

Toutefois, les tarifs des certificateurs sont généralement homogènes, mais il est toujours utile de vérifier les spécificités de chaque offre pour faire un choix éclairé.

Et après l’audit de renouvellement, que se passe-t-il ? 

L’auditeur a souligné quelques non-conformités ? Pas de panique. Comme évoqué plus haut, vous avez 3 mois pour y remédier, proposer et mettre en place un plan d’actions correctif. 

En revanche, si votre audit de renouvellement Qualiopi est couronné de succès, vous recevrez directement un nouveau certificat Qualiopi, valable pour une période de 3 ans. Cependant, il est important de ne pas relâcher vos efforts. La certification Qualiopi doit être perçue non pas comme une simple formalité administrative, mais comme un engagement à maintenir et à améliorer continuellement la qualité de vos formations. D’ailleurs, c’est aussi l’opportunité de consolider votre positionnement sur le marché de la formation professionnelle.

Une fois le nouveau certificat en main, il est recommandé de continuer à surveiller régulièrement vos processus qualité, de réaliser des audits internes et de rester à l’affût des évolutions réglementaires et des bonnes pratiques dans le secteur de la formation. D’ailleurs, en réussissant votre audit de renouvellement Qualiopi, vous vous engagez dans un nouveau cycle. Vous avez donc tout intérêt à maintenir vos bonnes pratiques pour valider le prochain audit de surveillance avec brio !

Une certification renouvelée est aussi un engagement à long terme : pensez à structurer une vraie culture qualité au sein de votre organisme. 

InSyst : votre partenaire pour renouveler votre certification Qualiopi

Vous l’aurez compris, l’audit de renouvellement Qualiopi est une étape essentielle pour tout organisme de formation qui souhaite maintenir sa certification. Et encore plus pour continuer à bénéficier des avantages associés, comme l’accès aux financements publics. 

Les clés pour réussir cet audit avec succès ? Une préparation rigoureuse, une bonne organisation des éléments de preuve et une anticipation des délais. En suivant ces conseils, vous pourrez aborder l’audit de renouvellement sereinement et continuer à développer votre organisme de formation dans le respect des exigences du RNQ Qualiopi. N’oubliez pas que votre engagement qualité doit rester un levier de croissance et non une contrainte administrative.Vous souhaitez être épaulé dans la préparation de votre audit de renouvellement Qualiopi ? InSyst vous accompagne ! Nous mettons notre expertise à votre service pour réussir haut la main le renouvellement de votre certification. Découvrez nos accompagnements Qualiopi ou contactez un de nos experts pour vous aiguiller dans votre projet.

Vos questions sur l’audit de renouvellement Qualiopi

Quand faut-il planifier l’audit de renouvellement Qualiopi ?

Nous vous conseillons de planifier votre audit de renouvellement au moins 4 à 5 mois avant la date de fin de validité de votre certificat Qualiopi. Cela vous permet d’anticiper le traitement d’éventuelles non-conformités et la validation définitive du certificateur.

Peut-on réaliser l’audit de renouvellement à distance ?

Non, l’audit de renouvellement Qualiopi doit obligatoirement s’effectuer en présentiel depuis l’arrêté du 31 mai 2023.

Combien coûte en moyenne l’audit de renouvellement Qualiopi ?

Le coût des audits Qualiopi dépendent du chiffre d’affaires de votre organisme, du nombre de sites à auditer et des catégories d’actions à certifier. En moyenne, le tarif pour l’audit de renouvellement est compris entre 1 000 € et 3 000 €.

Quelle est la durée de l’audit de renouvellement Qualiopi ?

La durée de l’audit de renouvellement Qualiopi est équivalente à celle de l’audit initial. Elle dépend du chiffre d’affaires généré par l’organisme, du nombre de catégories d’actions de formation et du nombre de sites à auditer. Il dure en général entre 1 et 2 jours.

Peut-on changer de certificateur pour l’audit de renouvellement ?

Oui, il est tout à fait possible de changer de certificateur pour l’audit de renouvellement. Cela vous permet de comparer les offres et de faire un choix éclairé selon vos besoins.