Qualiopi 2025 : guide complet pour comprendre et appliquer les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi fait partie des impératifs pour les organismes de formation qui souhaitent faire bénéficier leurs clients du CPF. Et pour cause : cette certification est aujourd’hui obligatoire pour accéder aux financements publics et paritaires. 

Vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi pour votre organisme de formation professionnelle ? Pour réussir cette démarche, il est essentiel de comprendre et d’assimiler les 32 indicateurs Qualiopi qui composent les 7 critères du référentiel national qualité. Ces indicateurs Qualiopi sont les piliers sur lesquels repose votre certification, garantissant la qualité de vos prestations et la reconnaissance de votre professionnalisme auprès des financeurs publics. 

Pour vous aider, nous avons préparé un résumé clair de ces 32 indicateurs Qualiopi (+ PDF à télécharger) afin d’optimiser votre parcours vers la certification.

En bonus : nos conseils pour bien préparer votre audit !

Sommaire

• Les 7 critères Qualiopi
  • Critère 1 : Informer sur son offre de formation
  • Critère 2 : Offrir des formations adaptées aux publics bénéficiaires
  • Critère 3 : Accompagner les personnes formées à chaque étape
  • Critère 4 : Proposer un environnement propice à l’apprentissage
  • Critère 5 : Former l’équipe pédagogique
  • Critère 6 : S’engager dans son environnement socio-économique
  • Critère 7 : S’améliorer en continu grâce aux retours d’expérience
• Indicateurs Qualiopi : socle commun et indicateurs spécifiques
• Critères Qualiopi : les cas particuliers à connaître
  • Vous faites appel à des formateurs sous-traitants
  • Vous êtes un “nouvel entrant”
• Conseils pratiques pour réussir votre audit Qualiopi
• Besoin d’aide pour préparer votre audit Qualiopi ?
• FAQ – Tout savoir sur les indicateurs Qualiopi

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Les 7 critères Qualiopi

Critère 1 : Informer sur son offre de formation

Le premier critère du référentiel Qualiopi exige une transparence totale quant à votre offre de formation. Les informations que vous fournissez au public doivent être détaillées, vérifiables, accessibles et à jour. Cela inclut notamment :

• le contenu des formations, les prestations offertes et leur déroulement ;
• les délais d’accès à la formation ;
• les indicateurs de résultats obtenus à l’issue de la formation.

📢 Pour répondre à ce critère, les organismes de formation doivent communiquer clairement, via leur site internet, brochures ou autres supports, les éléments clés de leur offre.

Indicateur 1 : Communication détaillée

Le prestataire doit fournir des informations précises et complètes sur ses prestations, y compris les délais, la durée, le prix et les objectifs visés.

Indicateur 2 : Indicateurs de résultats 

Des données sur les résultats des prestations et des apprenants doivent être disponibles et accessibles (par exemple, des données de recommandations, de remplissage des sessions, le nombre de stagiaires formés, etc.)

Indicateur 3 : Informations sur la certification 

Si la formation mène à une certification professionnelle, vous devez communiquer les détails sur les taux de réussite, les compétences à valider, les équivalences et les perspectives professionnelles liées à cette certification.

Critère 2 : Offrir des formations adaptées aux publics bénéficiaires

Le deuxième critère du Référentiel National Qualité met l’accent sur l’importance de proposer des formations adaptées à chaque individu. Vous devez impérativement établir des objectifs d’apprentissage personnalisés pour garantir des parcours de formation flexibles et inclusifs, en fonction des besoins et des capacités de chaque apprenant.

Pour cela, assurez-vous de prendre en compte :

• l’analyse des besoins des bénéficiaires, en collaboration avec les entreprises ou les financeurs concernés ;
• la définition d’objectifs clairs à travers une évaluation de positionnement au début de la formation.

Les indicateurs Qualiopi exigent la définition d’objectifs opérationnels, l’adaptation des contenus et des moyens pédagogiques, ainsi que l’évaluation régulière des acquis des apprenants.

Indicateur 4 : Analyse des besoins

Les besoins des apprenants doivent être identifiés en accord avec les exigences de l’entreprise ou du financeur.

Indicateur 5 : Objectifs mesurables 

Des objectifs opérationnels et mesurables doivent être fixés pour chaque formation.

Indicateur 6 : Adaptation des contenus 

Vous devez montrer votre disposition à adapter les contenus et les méthodes pédagogiques en fonction des objectifs et des apprenants.

Indicateur 7 : Concordance avec les certifications 

Les contenus doivent être en adéquation avec les exigences des certifications RNCP visées.

Indicateur 8 : Procédures de positionnement 

Des procédures de positionnement et d’évaluation des acquis doivent être établies au début de la formation.

Critère 3 : Accompagner les personnes formées à chaque étape

Le troisième critère Qualiopi souligne l’importance d’un suivi attentif tout au long du parcours de formation. En effet, le soutien aux apprenants et l’adaptation des méthodes d’enseignement sont des facteurs clés de réussite. 

Par ailleurs, les services et les supports mis à disposition des apprenants doivent être clairement définis, afin de favoriser leur progression et de prévenir les éventuelles difficultés. 

Pour valider ce critère, n’oubliez pas de :

• communiquer de manière transparente avec les apprenants pour garantir leur compréhension des modalités ;
• instaurer un climat de confiance propice à l’apprentissage ;
• anticiper et résoudre les obstacles susceptibles de compromettre la réussite de la formation.

Indicateur 9 : Communication sur le processus 

Les élèves doivent être informés des modalités d’accueil et des conditions de déroulement de la prestation de formation.

Indicateur 10 : Accompagnement personnalisé 

L’accompagnement et le suivi doivent être adaptés aux besoins des apprenants.

Indicateur 11 : Évaluation continue 

Vous devez évaluer régulièrement la progression des apprenants.

Indicateur 12 : Mesures d’encouragement 

Vous devez montrer que vous mettez en place des mesures pour encourager l’engagement des apprenants et réduire les abandons.

Indicateur 13 : Coordination avec les entreprises 

Pour les formations en alternance, une coordination efficace avec les entreprises est essentielle.

Indicateur 14 : Accompagnement socio-professionnel (indicateur spécifique aux CFA)

Un soutien socio-professionnel doit être proposé aux apprenants.

Indicateur 15 : Information sur les droits et devoirs (indicateur spécifique aux CFA)

Vous devez communiquer aux apprenants leurs droits, leurs devoirs, ainsi que les règles de sécurité et de santé liées à votre formation. 

Indicateur 16 : Respect des exigences de certification (indicateur spécifique aux CFA)

Les apprenants doivent être informés des exigences formelles des certifications professionnelles.

Critère 4 : Proposer un environnement propice à l’apprentissage

Le critère 4 du référentiel Qualiopi vise à offrir un cadre optimal pour l’apprentissage. Assurez-vous que vos locaux, équipements et ressources pédagogiques répondent aux besoins des apprenants. Une organisation rigoureuse est indispensable pour garantir le succès de la formation. 

Pensez donc à mettre en place :

• des locaux adaptés et accueillants ;
• une équipe pédagogique compétente et disponible ;
• des équipements appropriés.

Indicateur 17 : Conditions favorables 

Vous devez assurer des conditions favorables en termes de moyens humains, d’infrastructures et d’équipements.

Indicateur 18 : Coordination des intervenants

La coordination des intervenants internes et externes est nécessaire.

Indicateur 19 : Ressources pédagogiques 

Des ressources pédagogiques doivent être mises à disposition des apprenants.

Indicateur 20 : Soutien à la mobilité et au handicap (indicateur spécifique aux CFA) 

Un soutien à la mobilité, un référent handicap et un conseil de perfectionnement doivent être disponibles.

Critère 5 : Former l’équipe pédagogique

Le cinquième critère du référentiel Qualiopi met l’accent sur la formation continue de vos formateurs et de votre équipe pédagogique. Autrement dit, ce critère impose que les intervenants soient compétents, régulièrement formés et évalués.

Il est essentiel que ces professionnels soient exemplaires dans leur domaine et qu’ils développent en permanence leurs compétences. Investissez dans :

• des programmes de formation adaptés aux besoins de votre équipe ;
• l’évaluation régulière des compétences et des pratiques pédagogiques.

Indicateur 21 : Évaluation des intervenants 

Tous les intervenants doivent être évalués pour garantir leurs compétences.

Indicateur 22 : Développement des compétences 

Le prestataire doit veiller à l’entretien et au développement des compétences de tous les collaborateurs internes à l’organisme de formation.

Vous l’aurez compris, les indicateurs Qualiopi attendent des organismes qu’ils démontrent que leurs formateurs sont compétents et qu’ils maintiennent leurs compétences à jour.

Critère 6 : S’engager dans son environnement socio-économique

Le sixième critère vous pousse à vous ancrer dans votre territoire et à rester en lien avec les acteurs de votre secteur. En effet, une veille réglementaire et une adaptation aux évolutions du marché du travail sont nécessaires pour rester compétitif. Ce critère encourage donc les organismes de formation à s’impliquer activement dans leur environnement socio-économique. Restez à l’affût des évolutions du secteur et adaptez vos formations en conséquence. 

Assurez-vous de :

• maintenir une expertise de pointe dans votre domaine ;
• favoriser l’innovation pédagogique et technologique ;
• collaborer avec les acteurs locaux pour répondre aux besoins du marché.

Les indicateurs comprennent la mise en place d’un système de veille légale et réglementaire, ainsi que le développement de partenariats avec des entreprises et des acteurs socio-économiques.

Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire

Le prestataire doit effectuer une veille légale sur le domaine de la formation professionnelle.

Indicateur 24 : Veille emploi et métier

Vous devez justifier de la réalisation d’une veille sur l’évolution des compétences, métiers et emplois.

Indicateur 25 : Veille technologique 

Une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques doit être maintenue.

Indicateur 26 : Accueil des personnes en situation de handicap

Vous montrez que vous êtes capable d’utiliser des ressources et de mobiliser un réseau d’acteurs pour faciliter l’intégration et l’accompagnement des personnes en situation de handicap.

Indicateur 27 : Respect des normes en sous-traitance

La conformité aux normes Qualiopi doit être assurée lorsque vous recourez à de la sous-traitance ou à du portage salarial.

Indicateur 28 : Collaboration avec les entreprises 

Vous devez montrer que vous êtes capable de mobiliser un réseau de partenaires socio-économiques pour que les périodes de formation en situation de travail se déroulent au mieux.

Indicateur 29 : Insertion professionnelle (indicateur spécifique aux CFA)

Vous devez mettre en place des actions qui accompagnent vos apprenants dans leur insertion professionnelle ou leur poursuite d’études.

💡 Bien que souvent sous-estimé, ce critère permet, quand il est bien travaillé, de se démarquer face aux exigences des indicateurs Qualiopi les plus stratégiques.

Critère 7 : S’améliorer en continu grâce aux retours d’expérience

Ce dernier critère est peut-être le plus important puisqu’il met l’accent sur l’intérêt de l’amélioration continue. C’est l’occasion de montrer votre investissement dans une vraie démarche qualité en montrant que vous cherchez continuellement à améliorer la qualité de vos prestations.

Pour cela, les indicateurs Qualiopi exigent la collecte de retours d’expérience de la part de vos apprenants, mais aussi des entreprises, des financeurs et des partenaires. À vous ensuite de montrer que vous les utilisez pour perfectionner vos formations. 

Veillez ainsi à :

• analyser attentivement les feedbacks reçus ;
• mettre en œuvre des actions correctives en fonction des observations faites ;
• démontrer votre engagement envers l’excellence et l’amélioration constante.

Indicateur 30 : Collecte d’appréciations 

Vous devez recueillir des retours d’expérience auprès des différentes parties prenantes.

Indicateur 31 : Actions correctives 

Des actions doivent être entreprises pour résoudre les problèmes identifiés.

Indicateur 32 : Mesures d’amélioration 

Vous devez montrer que vous utilisez ces retours d’expérience pour mettre en place des mesures d’amélioration continue.

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Découvrez tous nos conseils pour mettre en œuvre les 32 indicateurs Qualiopi dans votre centre de formation en téléchargeant notre guide PDF !

Indicateurs Qualiopi : socle commun et indicateurs spécifiques

Le Référentiel National Qualité s’applique à tous les acteurs de la formation. Parmi eux, on distingue : 

• les organismes de formation, 
• les centres de formation par apprentissage (CFA), 
• les structures qui accompagnent dans la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE),
• et les centres de bilans de compétences.

Si ces quatre types de structures de formation doivent répondre aux exigences d’un socle commun d’indicateurs Qualiopi (22 indicateurs), les 10 autres sont réservés soit à une situation spécifique, soit à seulement certains types d’organismes.

Pour savoir par quels indicateurs vous êtes concernés, vous pouvez vous référer à ce tableau comparatif :

Critères Qualiopi : les cas particuliers à connaître

Vous faites appel à des formateurs sous-traitants

Si vous faites appel à des sous-traitants pour dispenser vos formations, gardez en tête que, pour répondre aux exigences Qualiopi, vous êtes le garant de la qualité de leurs prestations et de leur respect des normes de la certification.

L’indicateur 27 vient alors préciser les obligations du donneur d’ordre, c’est-à-dire le prestataire certifié ou en cours de certification Qualiopi. Celui-ci doit pouvoir justifier de l’expérience de ses sous-traitants et les actions de suivi qualité mises en place. Il a notamment l’obligation de conclure un contrat avec son ou ses sous-traitants afin d’encadrer ses missions et ses responsabilités.

Selon les cas, le sous-traitant n’a pas forcément l’obligation d’être lui-même certifié Qualiopi. En revanche, c’est désormais le cas pour les sous-traitants qui interviennent sur des formations éligibles et financées par le CPF (sauf pour les sous-traitants en micro-entreprise avec un CA inférieur à 77 700 € par an). Une mesure instaurée par le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 et en vigueur depuis le 1ᵉʳ avril 2024.

Vous êtes un “nouvel entrant”

On entend par le terme “nouvel entrant”, un prestataire audité qui vient juste de démarrer son activité de formation ou qui commence une nouvelle activité. 

Définition d’un nouvel entrant selon le RNQ : Sont considérés comme nouveaux entrants les prestataires dans leur première année d’activité en tant qu’organisme de formation et les prestataires qui débutent une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.

Dans ce cas, certains indicateurs du référentiel qualité sont évalués selon des modalités sensiblement différentes. En effet, pour les formations longues, CFA, bilans de compétences et VAE, les nouveaux entrants ne pourront pas justifier de formations déjà terminées, et donc de retours d’expériences de la part de ses apprenants. L’audit initial se concentrera donc sur la formalisation des différents processus, et leur application concrète sera évaluée uniquement lors de l’audit de surveillance.

En revanche, pour les formations courtes, le prestataire, même nouvel entrant, doit obligatoirement pouvoir présenter a minima un dossier de formation terminé.

Conseils pratiques pour réussir votre audit Qualiopi

Maintenant que vous maîtrisez les 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel Qualiopi, il vous reste à organiser vos documents pour : 

• vous assurer que vous répondez bien à toutes les exigences de la certification ;
• avoir vos documents à portée de main pour être réactif le jour de l’audit (une bonne organisation est toujours très appréciée des auditeurs).

Voici donc nos 5 conseils d’experts pour bien vous préparer pour le jour J : 

1. Classez vos éléments de preuve : regroupez chaque document ou élément justificatif selon l’indicateur correspondant.
2. Structurez par critère et/ou indicateur : utilisez des dossiers ou onglets séparés pour chaque critère du référentiel.
3. Utilisez des outils clairs : privilégiez un tableau Excel ou Google Sheets pour centraliser votre suivi de conformité.
4. Actualisez régulièrement vos documents : données chiffrées, veille, plan d’actions…
5. Anticipez les potentielles non-conformités en identifiants en amont les indicateurs à risque et en mettant en place les correctifs nécessaires.

La conformité aux 7 critères du référentiel qualité est indispensable pour obtenir la certification Qualiopi et assurer la qualité des formations dispensées. En comprenant ces critères et en les mettant en pratique de manière efficace, vous pourrez non seulement obtenir la certification, mais aussi améliorer la qualité de vos prestations et renforcer votre réputation sur le marché.

Besoin d’aide pour préparer votre audit Qualiopi ?

Chez InSyst, nous vous accompagnons dans l’analyse, la mise en conformité et la préparation de votre audit avec une lecture claire de chaque critère. 

Envie de comprendre en détail chaque indicateur Qualiopi et de réussir votre certification du premier coup ? Contactez-nous dès maintenant pour un accompagnement sur-mesure.Et découvrez aussi notre parcours de formation : vers la certification Qualiopi en 6 semaines !

FAQ – Tout savoir sur les indicateurs Qualiopi

Quels sont les 32 indicateurs Qualiopi ?

Les 32 indicateurs Qualiopi sont répartis en 7 critères du Référentiel National Qualité et évaluent la qualité de l’information, l’adaptation des formations, l’accompagnement, les moyens pédagogiques, la compétence des formateurs, l’ancrage socio-économique et l’amélioration continue.

Combien d’indicateurs sont communs à tous les organismes de formation ?

22 indicateurs forment un socle commun, tandis que 10 autres s’appliquent uniquement dans des cas spécifiques (formations certifiantes, alternance, VAE, bilans de compétences ou recours à de la sous-traitance).

Comment préparer son audit Qualiopi efficacement ?

Organisez vos preuves par indicateur, actualisez vos données, utilisez un tableau de suivi et anticipez les points à risque.

Qualiopi est-il obligatoire en 2025 ?

Oui si vous souhaitez bénéficier de financements publics ou CPF. Dans ce cadre, la certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes de formation depuis le 1ᵉʳ janvier 2022.